Stellen Sie sich vor, Sie müssten bei dem Gedanken „Dazu hab ich doch schon mal was geschrieben…“ nicht erst den ganzen Server durchsuchen, verschiedene Word-Dokumente öffnen oder umständlich in Excel wühlen. Stattdessen gäbe es eine charmante Lösung für die Textverwaltung, die Ihnen per Stichwortsuche alle vorhandenen Texte zum gewünschten Thema anzeigt. Schöne Vorstellung, oder? Bei unserer Suche nach einem Tool, das uns die effiziente Verwaltung erstellter Inhalte ermöglicht, sind wir mit PhraseExpress fündig geworden. Dieses nützliche Helferlein möchte ich heute kurz vorstellen.
Die wichtigste Funktion für uns: Mit PhraseExpress lassen sich vorhandene Inhalte in Form von Textbausteinen übersichtlich in einer hierarchischen Ordnerstruktur organisieren und per Suchbegriff durchsuchen. Zudem wird durch die zentrale Textverwaltung gewährleistet, dass die Inhalte zu einzelnen Themen bzw. Kunden immer auf dem aktuellen Stand sind und alle berechtigten Mitarbeiter darauf zugreifen können. Für Datensicherheit sorgt dabei die Speicherung der Daten auf unserem internen Server – alternativ können die Inhalte auch in einer Cloud verwaltet werden. Zugegeben, bis die Struktur stand und alle Inhalte eingepflegt waren, hat es etwas gedauert. Denn über die Jahre hat sich vor allem für langjährige Kunden eine beachtliche Menge an Material angesammelt. Im Daily Business unterstützt uns PhraseExpress jetzt vor allem bei der Bearbeitung von Presseanfragen und bei der Urlaubsvertretung von Kollegen. Natürlich verwenden wir die Texte nicht „copy & paste“ für neue Presseanfragen oder Beiträge, sondern nutzen sie als Basis(wissen) oder Impulsgeber, um daraus neue Texte zu formulieren. Wertvoll ist dieser leicht durchsuchbare Fundus insbesondere bei der Urlaubsvertretung. Vorschläge für Presseanfragen lassen sich von den anderen Teammitgliedern so deutlich schneller sowie in hoher Qualität formulieren und dem Kunden zur Abstimmung zusenden.
Textverarbeitung leicht gemacht
Neben dieser für uns wichtigen Funktion, bietet PhraseExpress weitere Möglichkeiten für die Optimierung der Textverarbeitung. Zum Beispiel können Autotexte definiert und per Tastenkürzel auch in anderen Anwendungen aufgerufen werden oder es lassen sich mit dem Dokumentengenerator komplette Dokumente mit wenigen Mausklicks aus Textbausteinen definieren. Der Funktionsumfang hängt dabei wie bei allen Applikationen von der gewählten Version ab.
Alle Tipps zu nützlichen Tools von Press’n’Relations
Mittlerweile ist die Rubrik „Nützliche Tools für die Medienarbeit“ gut gefüllt. Hier finden Sie eine Zusammenstellung aller Beiträge in alphabetischer Reihenfolge:
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