Nützliche Tools für die Medienarbeit: mite bringt Geld

„Wenn man Arbeit in Zeit umrechnet, wird sie entwertet“. Dieser Grundsatz eines ehemaligen Chefs von mir hat schon etwas für sich. Denn einmal geht beispielsweise das Schreiben einer Presseinfo schnell von der Hand, weil schon das Thema Spaß macht. Ein anderes Mal müht man sich Stunden, um auch nur den Einstieg zu finden. Das macht die letztere Presseinfo aber nicht unbedingt wertvoller. Grund genug, solche Arbeiten mit Pauschalpreisen abzurechnen.

Doch manchmal kommt man um die Zeitmessung einfach nicht herum. Etwa im Social Media Management, bei Präsenzterminen oder weil ein Kunde eine detaillierte Aufstellung der geleisteten Stunden verlangt, die beispielsweise für Clipping-Arbeiten oder die Media-Planung benötigt werden. Und hier kommt mite ins Spiel!

mite ist ein schlankes Online-Tool für die Zeiterfassung. Es reicht eine Internetanbindung, ein aktueller Browser oder die Smartphone-App – und schon kann man starten. Die Oberfläche ist selbsterklärend; Kunden anlegen, Leistungen hinzufügen und Projekte definieren sind ein Kinderspiel.

Dazu gibt es zentral in der Mitte des Fensters die entsprechenden Reiter, während links diejenigen für die Zeiterfassung sowie für die Reports zu finden sind. Zu jedem Kunden, jeder Leistung und jedem Projekt können individuelle Stundensätze hinterlegt werden, die dann für Reports und die Abrechnung herangezogen werden. Und: mite ist teamfähig! Einfach auf den Reiter rechts oben klicken, die Mailadresse des Mitarbeiters eintragen und schon erhält das neue Teammitglied eine Mail mit seinem Zugang. Selbstverständlich können die Kunden, Leistungen und Projekte auch gemeinsam von mehreren KollegInnen bearbeitet werden.

Wichtig ist es, die Zeiträume für einzelne Projekte analog zu den Abrechnungszyklen zu definieren. Auf diese Weise können die entsprechenden Reports direkt als Zeitnachweis der Rechnung beigefügt werden. Die Zeiten werden entweder als Werte eingegeben oder über eine mitlaufende Stoppuhr ermittelt. Der Aufwand dafür ist minimal: Einfach Projekt und Leistung auswählen, die Zeit erfassen und bei Bedarf eine Anmerkung hinzufügen.

Gleich neben der Zeiterfassung ist der Bereich für die Reports. Er startet mit einer individuellen Übersicht, die flexibel angepasst werden kann. Der Zeitraum erstreckt sich wahlweise über die letzten vier Wochen, die letzten sechs Monate oder das letzte Jahr. Es werden Leistungen, Projekte oder Kunden angezeigt oder auch die Auswertungen nach Stunden oder Umsatz. Ob die Projekte sich noch im geplanten Rahmen bewegen, wird farblich signalisiert. Hellblau bedeutet „Alles gut!“, bei dunkelblau ist der geplante Leistungsumfang erreicht und orange sind die Projekte, bei denen die geplanten Zeiten überzogen wurden. Die einzelnen Auswertungen können dann rein grafisch oder mit Grafik plus Tabelle inklusive aller Zeiteinträge ausgegeben werden.

Wer möchte, kann auch seine Kunden am Projekt teilhaben lassen. Über einen geheimen Link sehen sie dann den jeweils aktuellen Status. Auch die Umsätze, Benutzer oder Zeiteinträge können für den Kunden freigegeben werden. Natürlich lässt sich das jederzeit per Mausklick wieder sperren.

Neben einer Smartphone-App stehen zahlreiche Add-Ons sowie Schnittstellen zu Rechnungsprogrammen zur Verfügung, über die man die erfassten Zeiten dann auch direkt abrechnen kann.

Alles in allem ist mite ein super schlankes und einfaches Tool, das zudem auch noch bezahlbar ist. Mit 5 Euro pro Teammitglied und Monat ist man dabei. Weitere versteckte Kosten gibt es nicht. Auch ausprobieren geht: Für 30 Tage kann man mite kostenlos testen.

Bildquellen:

Uhr: Deutsche Bahn Mediathek
Screenshots: https://mite.yo.lk

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