Tools, die einen bei der Medienarbeit unterstützen gibt es ja viele, aber eines ist doch keinesfalls aus dem modernen Betrieb einer PR-Agentur wegzudenken: das Bildarchiv. Wir bei Press’n’Relations verwenden hierzu AMID PR. Das ist ein sogenanntes Media Asset Management-System, das ganz speziell auf die Bedürfnisse von PR-Abteilungen und -Agenturen zugeschnitten ist. Hier können verschiedene Arten von Daten, allen voran Bilder, aber auch Videos, Audio-Dateien und Dokumente verwaltet, archiviert und verteilt werden. Wichtig ist, dass parallel viele Mitarbeiter gleichzeitig AMID benutzen können. Über den Webzugang hat man jederzeit Zugriff auf die zentral gespeicherten Mediendateien. Zudem können Bilder rasch bearbeitet und ins gewünschte Format konvertiert werden können. Äußerst praktisch ist es auch, dass man Fotos und Videos aus AMID direkt in Social Media Kanäle hochladen kann.
Verstopfte Mailboxen waren gestern
Das Beste an AMID ist eindeutig die Generierung eines Fotolinks, den man bequem mit der Presseaussendung mitschicken kann. Denn mal ehrlich, welcher Redakteur möchte heute noch Pressefotos mit 20 MB direkt an seine Mailbox gesandt haben? Gut ist auch, dass der Redakteur auf einen Blick alle relevanten Informationen, wie Bildtext, Copyright, Dateigröße mitgeliefert bekommt. Darüber hinaus bietet AMID PR eine intelligente Suchfunktion über zuvor eingegebene Schlagworte an. Einerseits erleichtert das uns die Suche. Zum anderen kann auch dem Journalisten ein Link zugeschickt werden, mit dem er sich Bilder von Interesse aussuchen kann. Wobei wir festgestellt haben, dass es hier länderspezifische Vorlieben gibt: Während die österreichischen Redakteure den Link zum direkten Foto-Download favorisieren, bevorzugen die Deutschen den „Such-Link“zur Selbstrecherche.
Optimierung von Medienworkflows
Um den Überblick in den tausenden Mediendateien zu bewahren, die in AMID hochgeladen sind, haben wir Branchen- und Kundenordner in einer gut durchdachten Struktur angelegt. Beispielsweise gibt es für jeden unserer Kunden auch einen Presseordner, in dem sich nur für die Redaktionen freigegebene Bilder befinden. Das System ist sehr flexibel, es können externe, sowie interne Ordner vergeben werden. Bereits beim Hochladen jedes einzelnen Bildes oder Videos gibt man nicht nur Titel und Schlagworte ein, sondern legt auch gleich die Bildrechte fest und entscheidet, wem diese Inhalte zugänglich sind. Jene des Press’n’Relations-Weihnachtsfeierordners beispielsweise sind nur intern zuänglich.
Pressespiegel auf Knopfdruck
Darüber hinaus können natürlich auch größere Dokumente oder auch ganze Pressespiegel per Downloadlink über AMID geschickt werden. Denn die Lösung verfügt über eine Schnittstelle zu unserer PR-Software PressFile, mit der Clippings archiviert und auch ganze Pressespiegel generiert werden können. Eine Funktion, die sich wirklich als hilfreich erweist, wenn wir alle Jahre wieder für unsere Kunden den jährlichen Pressespiegel erstellen. Alles in allem, eines der PR-Tools auf das ich in meiner täglichen Pressearbeit nicht mehr verzichten will.
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