Wie bereits gestern angedrohtangekündigt, folgt hier nun der zweite Teil der „Do’s and Don’ts“.
Sie haben die Punkte, die Sie im ersten Teil des Artikels gelesen haben, beachtet, die Mail ist inhaltlich interessant, der Betreff aussagekräftig und dem Versand steht nichts im Wege? Dann läuft jetzt der Countdown und Sie drücken auf „Senden“. 20 Sekunden später klingelt Ihr Telefon, Sie sind überzeugt, dass sich die FAZ und der Spiegel begeistert für die News bedanken – aber Halt, der Anruf kommt von intern. Es ist Ihr Kollege/Chef, der Ihnen nur sieben Worte ins Ohr flüstert: „Da ist ein …
Fehler in der Mail!
Generell gilt: Don’t panic – vor Fehlern ist niemand gefeit. Der Nachteil: Sie können bereits versendete Mails nicht mehr zurückholen und sich jetzt nur noch um die Schadensbegrenzung bemühen. Hier gilt es abzuwägen. Denn Rechtschreibfehler sind zwar peinlich, aber auch eine gute Gelegenheit um zu sehen, ob der Redakteur den Text überhaupt vor der Veröffentlichung liest oder nur per Copy and Paste online stellt. „Richtige Fehler“ hingegen, wie ein Zahlendreher in der Bilanz oder eine falsche Download-URL, müssen korrigiert werden – und das schnell. Gerade bei einer Online-Veröffentlichung zählt hier unter Umständen jede Minute. Je nach Größe des Verteilers und Bedeutung des Fehlers greifen Sie am besten entweder gleich zum Telefonhörer oder Sie versenden eine korrigierte Version der Mail neu. Achten Sie jedoch darauf, den Betreff entsprechend abzuändern, beispielsweise mit dem zusätzlichen Hinweis „Korrektur“. Im Idealfall erweitern Sie das Anschreiben der Mail noch um einige persönliche Worte, die zur Klärung beitragen. Denn falls Sie die Mail einfach unkommentiert neu verschicken, könnte das von einigen Mailsystemen als Spamversuch ausgelegt werden. Unter Umständen wird die korrigierte Version dann nicht oder nur verzögert zugestellt.
Zur grundsätzlichen Vermeidung von Fehlern hat sich das Vier- oder Sechs-Augen-Prinzip bewährt. Lassen Sie Texte immer von einer zweiten Person Korrektur lesen und – falls möglich – noch von einer dritten, die sich im Thema nicht auskennt. Dadurch erhalten Sie den bereits angesprochenen „externen Blick“ auf die Inhalte. So hängen Sie sicher niemandem etwas Falsches an, es sei denn, es handelt sich um „unmögliche“ …
Dateiformate und -anhänge
Es ist kaum vorstellbar, was sich hinter dem Klammer-Symbol bei einer Mail alles verbergen kann. Das ist vergleichbar zum „Wichteln“ – man weiß nie, was man bekommt. Eines ist jedoch sicher: die Überraschung. Meistens fällt die negativ aus. Angefangen von im B2B-Umfeld eher ungewöhnlichen Dokumentenformaten wie beispielsweise OpenOffice, die auch nur mit diesem zu öffnen sind, über nicht-ausdruckbare PDFs, deren Inhalt zudem nicht kopiert werden kann bis hin zum absoluten Klassiker: in Word eingebettete „Bilder in Druckauflösung“. Letztere sind vor allem in Redaktionen von Printmagazinen äußerst beliebt. Denn nichts zerstört die Bildqualität so nachhaltig wie Word. Verschicken Sie die Bilder separat, in einer zip-File oder bieten Sie einen Download-Link in ein professionelles Media-Portal an. Ein weiteres interessantes Thema sind „nichtdruckbare Zeichen“. Diese lassen einen Text in Word zwar optisch ansprechend erscheinen, sorgen jedoch in der Setzerei zuverlässig für Mehr- und Nacharbeiten, da sie oft die Formatierung zerstören. Neben dem „bedingtem Trennstrich“ gilt dies übrigens auch für Sonderzeichen wie ©, ® und ™, die in einer Pressemitteilung aus Kompatibilitätsgründen nichts zu suchen haben.
Beachten Sie diese – eigentlich logischen – Grundregeln, erleichtern Sie nicht nur dem Redakteur seine Arbeit, sondern steigern die Chance auf eine Veröffentlichung und gute Kontakte zu den Redaktionen enorm. Denn gute Pressearbeit setzt die gleichen Standards wie die journalistische. Für mich gleicht die frühere Redakteursseite des Schreibtischs der heutigen am PR-Arbeitsplatz bei Press’n’Relations wie ein Blick in einen Spiegel. Ich sehe ein Ab- und kein Zerrbild von mir und meiner früheren Arbeit. Und wie jeder PRler freue ich mich, wenn eigene Texte ohne Änderung abgedruckt, veröffentlicht oder gar gesprochen werden – ich denke, da stimmen meine Kollegen mit mir überein. Sicherlich muss dafür viel Überzeugungsarbeit geleistet werden, um die nötige Qualität auch dem Kunden gegenüber einzufordern. Aber genau das macht den Job so interessant, spannend und abwechslungsreich.
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