Ulm, 22. Dezember 2022, 10:30 Uhr: Im Posteingang ploppt eine neue E-Mail hoch. „Der Bundeskanzler möchte die Brauerei Gold Ochsen besuchen.“ … Zwischen diesem Moment und dem tatsächlichen Eintreffen von Olaf Scholz am 16. Januar 2023 in der Ulmer Traditionsbrauerei Gold Ochsen, die seit 2018 zu den Kunden der Press’n’Relations GmbH gehört, lagen exakt 24 Tage – 24 sehr intensive, aufregende Tage für das Gold-Ochsen-Team von Press’n‘Relations. Denn die Kommunikation und medienseitige Planung sowie Begleitung eines solchen Termins ist sicher alles, außer gewöhnlich. Was in gut drei Wochen unternommen wurde, um den Besuch des Kanzlers als Meilenstein in der Kommunikation der Brauerei zu verankern, ist diesmal Thema unserer „Best Practices“-Serie.
Minutiöse Planung von Anfang bis Ende
Nachdem endgültig klar war, dass es sich keinesfalls um einen Scherz á la versteckte Kamera handelte, ging es direkt in die Vollen. Der erste Anruf aus dem Bundespresseamt hinsichtlich der gemeinsamen Vorbereitung und presseorganisatorischen Abstimmung kam zwischen Weihnachten und Silvester. Dieser diente der kurzen Vorabankündigung und inhaltlichen Präzisierung des anstehenden Vororttermins einer Delegation aus Bundeskanzleramt, Bundespresseamt und Bundeskriminalamt in der Brauerei am 3. Januar. Vor Ort wurden dann nicht nur die lokalen Gegebenheiten und angedachten Laufwege bzw. Stationen des Rundgangs genauestens unter die Lupe genommen. Auch das Programm wurde bereits minutiös geplant und überlegt, wie und wo die Journalisten und Fotografen ins Spiel kommen können. Folgende Fragestellungen waren dabei von Bedeutung:
- An welchen Stationen des Rundgangs ist medienseitige Beteiligung gewünscht?
- Wo ist Bildredakteuren bzw. Fotografen aufgrund beengter Platzverhältnisse Vorrang zu gewähren?
- Wie und wann erfolgt der Zugang der Medienvertreter an den einzelnen Punkten?
- Wo können diese sich mit entsprechendem Abstand positionieren?
- Wie gestaltet sich der Einlass aufs Gelände und wo ist die sicherheitstechnische Überprüfung des mitgebrachten Equipments möglich?
- Und welche Alternativoptionen und Planänderungen gelten im Falle widriger Wetterbedingungen?
Zudem wurden die Details des vom Bundeskriminalamt begleiteten Akkreditierungsverfahrens, die Anforderungen zur nötigen Technik (z.B. die Bereitstellung einer Splitbox mit ausreichend Steckplätzen für die Mikrofone der Redakteure) sowie die Terminierung der Kommunikationsmaßnahmen geklärt.
Es gilt grundsätzlich: Die Bekanntgabe der Termine des Bundeskanzlers findet offiziell immer erst am Freitag der Vorwoche statt. Journalisten werden vorab per Technischem Terminhinweis auf die Veranstaltung und damit einhergehenden Akkreditierungsvorgaben sowie die Sperrfrist für redaktionelle Aktivitäten hingewiesen.
Startschuss der Außenkommunikation
Bei der Kommunikation des Terminhinweises kam das Prinzip der Arbeitsteilung zum Tragen: Press’n’Relations informierte am 9. Januar das eigene, bestehende Netzwerk aus Fachredaktionen und regionalen Medien, parallel dazu erfolgte die Veröffentlichung über die weitreichenden Kanäle des Bundespresseamtes. Das Echo ließ nicht lange auf sich warten: 30 Minuten nach Versand ging die erste Journalistenanmeldung mit den erforderlichen Daten ein, bis zum festgelegten Ende der Akkreditierungsfrist am 12. Januar, 12 Uhr, kamen in Summe über 40 Teilnahmebekundungen von Redaktionsseite zusammen. Die Liste reichte von Vertretern von Nachrichtenagenturen über Redakteure von Fernseh- und Radiostationen bis hin zu Journalisten der (über-)regionalen Tagespresse. Zwischenstände wurden dem Bundeskriminalamt von Press’n’Relations regelmäßig zur Personenüberprüfung mitgeteilt.
Dadurch konnten wir die Akkreditierungszusage gegenüber den Medienvertretern unmittelbar nach Ende der Frist erteilen – verbunden mit spezifischen Hinweisen hinsichtlich Einlass oder Parkmöglichkeiten und weiteren Informationen zum konkreten Ablauf. Letzterer hatte sich zwischenzeitlich aufgrund eines engen Zeitplans des Bundeskanzlers kurzfristig noch verändert, was auch dazu führte, dass die ursprünglich geplanten Pressestatements von Olaf Scholz und Brauerei-Geschäftsführerin Ulrike Freund entfallen mussten.
Kommunikation Kanzler: Enge Abstimmung mit Berlin
Während der gesamten Zeit stand Press’n’Relations als erster Ansprechpartner für die Journalisten zur Verfügung – und gleichzeitig im engen Kontakt mit dem Bundespresseamt. So galt es unter anderem organisatorische Fragen der Medienvertreter, insbesondere im Hinblick auf einen Folgetermin des Bundeskanzlers vor Ort, zu klären. Aber auch mit inhaltlichen Nachfragen zum Hintergrund des Kanzlerbesuchs, die sofort nach der Ankündigung des Termins aufliefen, wurde in Teamarbeit mit den Profis aus Berlin koordiniert umgegangen. Als dann am 13. Januar in der Bundespressekonferenz die Reisepläne des Kanzlers für die Folgewoche öffentlich bekannt gegeben wurden, blieb nur noch eines: Abwarten und auch ein wenig Bangen – schließlich stand zu diesem Zeitpunkt bereits der Rücktritt der Bundesverteidigungsministerin im Raum.
