Eine Pressemeldung unter’s Volk bringen – Tipps für PR-Praktis und -Profis

Nachdem meine erste selbstgeschriebene Pressemitteilung für das Inklusionsprojekt im Radio die interne Qualitätskontrolle und diverse Freigabeschleifen beim Kunden erfolgreich durchlaufen hatte, war letzte Woche der Zeitpunkt für den Versand an die Presse gekommen. Was ich daraus gelernt habe?

1. Achte auf gutes und legales Bildmaterial
Zur Veranschaulichung eines Textes sind gute Pressefotos sehr wichtig. Deswegen besuchte ich – bewaffnet mit meiner Kamera – vor Versand der Meldung das erste Treffen der Teilnehmer/-innen und die damit verbundene Führung beim Ulmer Radiosender free FM. Doch kann nicht einfach wild drauf los geknipst werden. Also man kann schon, aber als Pressefoto ist das Ergebnis dann nicht verwendbar. Denn die fotografierten Personen müssen vorher ihr Einverständnis zur Nutzung geben. Genau diese Tatsache wäre mir beinahe zum Verhängnis geworden. Der zuständige Referendar hatte die Eltern der teilnehmenden Jugendlichen bisher nur um eine Freigabe zum Fotografieren zu Dokumentationszwecken gebeten. Für die Freigabe der Pressebilder hätten wir wohl nochmals mit einer Woche Abstimmung rechnen müssen. Zufällig war bei der Radioführung der Vater einer Teilnehmerin anwesend, der uns freundlicherweise die sofortige Freigabe für die Bilder mit seiner Tochter erteilte. Puh, der Fehler passiert mir nicht noch einmal 😀

2. Verschicke an den richtigen Empfängerkreis
Endlich waren die Pressemitteilung und die passenden Pressefotos bereit für den Versand. Die nächste Hürde, der ich mich gegenübersah, stellte die Auswahl der geeigneten Empfänger dar. Dank der Expertise und guten Vorarbeit in der Agentur sind in unserer hauseigenen PR-Datenbank bereits viele spezialisierte Verteiler mit Kontaktdaten angelegt, die ich nun nur noch sinnvoll kombinieren musste. Dabei konnte ich mich zudem auf die nette Unterstützung meiner Kollegen verlassen.

3. Gestalte die Aussendung möglichst übersichtlich
Redakteure haben in der Regel wenig Zeit und werden täglich von einer Unmenge an E-Mails mit dem Hinweis „Presseinformation“ erschlagen. Daher sollte schon die Betreffzeile gut formuliert sein und aufmerksam machen. Im sogenannten „Teasertext“ reißt man dann in einer möglichst kurzen Zusammenfassung den Inhalt der Pressemitteilung an. Anhand dieser wenigen Zeilen schätzt der Redakteur in der Regel ein, ob die Meldung für ihn relevant ist und sich das Weiterlesen lohnt. Als PR-Redakteur will man es dem Gegenüber dann natürlich besonders einfach machen: Das Bildmaterial wird leicht zugänglich online zum Download hinterlegt, ebenso wie eine Word-Version der Meldung.

4. Freue Dich über Veröffentlichungen
Nachdem ich dann erfolgreich die Pressemeldung dank PressFile automatisch und personalisiert an die gewählten Verteiler gesendet hatte (für mich eine völlig neue Erfahrung, eine eigene Pressemeldung an Redaktionen zu verschicken), begann das Warten. Wie ein kleines Kind an Weihnachten sitzt man da und hofft, dass die ersehnten Geschenke, hier in Form von Veröffentlichungen, eintreffen. Die Tageszeitung wird wie Geschenkpapier sofort aufgerissen und das Gesicht fängt an zu strahlen, wenn man das erwünschte Ergebnis erblickt. Ein tolles Gefühl: meine erste Veröffentlichung! 😀

5. Bauchpinsle Deine Kollegen 😉
Durch das selbstständige Arbeiten an diesem Projekt erhalte ich die Praxiserfahrung, die ich mir für mein Praktikum gewünscht hatte. Und noch mehr. Meine Kollegin Monika sagte neulich zu mir: „Wenn du etwas genauer wissen möchtest, frag nochmal bei uns nach. Das geht manchmal im Alltagsgeschäft einfach unter – du gehörst hier ja praktisch schon zum Inventar!“ Für mich ein schönes Kompliment, da es mir das Gefühl gibt, mich nahtlos integriert zu haben. Nur dadurch, dass ich mein Praxisberichtsheft regelmäßig führen muss, ist mir aufgefallen, dass die Hälfte meines Praktikums mit dieser Woche schon vorbei ist. Die Zeit vergeht wie im Flug. Monikas Aufforderung werde ich daher auf jeden Fall nachkommen: In der zweiten Hälfte des Praktikums will ich soviel wie möglich fragen und noch mehr Praxiserfahrung sammeln.

Viele Grüße,

Falko M.- Praktikant