E-Mails, diverse Messenger mit aktuellen Status-Updates sowie Browser mit Push-Nachrichten für Webseiten – die Vielzahl der zur Verfügung stehenden modernen Kommunikationsmöglichkeiten ist Segen und Fluch zugleich. Im Gegensatz zur regulären Post, die still und brav im Postkorb auf ihre Bearbeitung wartet, betteln die digitalen Varianten optisch und akustisch recht aggressiv um unsere Aufmerksamkeit: Ein Wegsehen ist kaum möglich.

Nervt: die "Ungelesen"-Markierung

„Sie haben neue Nachrichten“

Wer kennt es nicht: Geradezu magisch ziehen die vielen „Ungelesen“-Markierungen den Blick von der aktuellen Beschäftigung aufs jeweilige Symbol. Eine neue E-Mail hier, eine kurze Nachricht dort und schon ist sie wieder weg, die Konzentration. Es gehört schon Willensstärke dazu, die steigenden Zähler dauerhaft zu ignorieren. Denn vielleicht ist ja wirklich eine wichtige Nachricht darunter? Einen Klick später ist dann meistens klar, dass es (wieder mal) nicht so ist: Zurück zum Text…wo war ich gleich wieder?

Bitte nicht stören

In solchen Fällen hilft nur, den „Nicht stören“-Modus am Rechner zu aktivieren – entsprechende gleichnamige Funktionen sind in den aktuellen Windows- und Apple-Betriebssystemen bereits standardmäßig vorhanden. Im Browser sollte man Benachrichtigungen von Webseiten erst gar nicht erlauben. Der „Nicht-Stören“-Modus blendet anschließend alle Banner und Hinweise sowie akustische Mitteilungen aus. Diese Einstellung gilt dann allerdings global, die Informationen über wirklich wichtige Nachrichten fallen dieser ebenfalls zum Opfer. Leider ist der Zähler der ungelesenen Mails im Posteingang trotzdem sichtbar. Aber dafür gibt es eine andere Lösung.

Ruhe im digitalen Posteingang

Die Mehrzahl der Mails in meinem Postfach sind redaktionelle Newsletter. In der Regel enthalten sie also keine Informationen, die eine sofortige Reaktion erfordern. Aus diesem Grund kommt für diese eine eigene Regel-Funktion des Mailprogramms zum Einsatz. Zugegeben: Diese bringt gerade anfangs etwas Aufwand mit sich, muss aber später nur noch sporadisch angepasst werden.

Es funktioniert folgendermaßen: Jede Absender-Mailadresse eines Newsletters wird manuell einer Regel zugewiesen, die die betreffende Mail zunächst in ein eigenes lokales Postfach verschiebt und im zweiten Schritt gleich als gelesen markiert. Dadurch verschwinden diese Nachrichten sofort aus dem regulären Posteingang und werden auch im Zähler des Posteingangs nicht angezeigt.

Da diese Inhalte nicht zeitkritisch sind, kann ich sie bei passender Gelegenheit jederzeit nachlesen. In der Zwischenzeit lenken sie mich von nichts ab. Reguläre Mails, etwa von Kunden und Kollegen sowie Online-Clippings, sind davon natürlich ausgenommen. Sie erscheinen weiterhin mit entsprechender Markierung im Posteingang. Und falls sich später doch wieder ein Newsletter dahin verirrt, liegt das meist nur an einer geänderten Absenderadresse. Diese lässt sich per Mausklick einfach der bestehenden Regel hinzufügen.

††Konzentration aufs Wesentliche

Für den Moment und die aktuelle Tätigkeit lassen sich digitale Störfaktoren wirksam ausblenden, ohne komplett in Vergessenheit zu geraten. Spätestens beim Blick auf den vollen analogen Postkorb (siehe Titelbild) wird einem klar, dass auch in den digitalen Ordnern noch etwas liegt 😉