Es gibt eine Vielzahl von Instrumenten und Möglichkeiten, um mit Journalisten und Redakteuren ins Gespräch zu kommen: per Mail, Telefon oder persönlich. Heute stelle ich Ihnen als probates Mittel für einen direkten Kontakt die Redaktionsbesuche vor: Was hat es damit auf sich, wie lassen sie sich am besten organisieren und wie laufen sie im Idealfall ab?

In der heutigen Zeit mit ihrer Vielzahl an Kommunikationskanälen ist es keine Seltenheit, dass man mitunter jahrelang mit bestimmten Journalisten und Redakteuren zusammenarbeitet – aber sie trotzdem noch nie persönlich getroffen hat. Sinkende Budgets in den Verlagen führen dazu, dass selbst größere Messen nicht mehr von allen Ansprechpartnern besucht werden können und oft ein Mitarbeiter in Personalunion mehrere Ressorts abdeckt. Es liegt also nahe, den Redaktionen im wahrsten Sinne des Wortes entgegenzukommen und sie entweder direkt im Verlag zu besuchen oder – vor allem in Ballungsräumen und Großstädten – an einen zentralen und leicht erreichbaren Ort einzuladen. Das reduziert nicht nur deren Aufwand, sondern zeugt auch von einer entsprechenden Wertschätzung unsererseits.

Ist das Thema überhaupt eines?
Ein guter Anlass für einen Redaktionsbesuch bietet sich immer dann, wenn den Fachjournalisten etwas präsentiert oder vorgestellt werden soll, für das eine Presseinformation oder ein Telefonat nicht ausreicht. Das kann ein neues Unternehmen sein, vertreten durch beispielsweise den Geschäftsführer, ein neuer Ansprechpartner mit entsprechendem Verantwortungsbereich innerhalb eines bereits bekannten Kunden, eine neue strategische Positionierung oder ein erklärungsbedürftiges Produkt beziehungsweise eine entsprechende Dienstleistung. Dabei gilt es wie immer im Vorfeld zu klären, ob das gewählte Thema überhaupt für die Redaktionen und gegebenenfalls Leser derart relevant ist, dass sich – auch aus deren Sicht – ein Besuch lohnt. Während die Vorstellung eines neuen Ansprechpartners im Regelfall unproblematisch ist, sollte bei Produkten oder Dienstleistungen sichergestellt sein, dass sich diese vor Ort überhaupt ausreichend präsentieren lassen.

Sobald diese Fragen geklärt und positiv beschieden sind, kann die Planung eines Redaktionsbesuchs in Angriff genommen werden. Eine Info gleich vorab: Das Wort der Stunde wird „Flexibilität“ heißen. Ich werde des Öfteren darauf zurückkommen 😉 An Werkzeugen benötigen wir die Adressen der Verlage/Redaktionen, deren Mediadaten und Themenpläne sowie Excel und einen guten Routenplaner.

Vorbereitung zum Redaktionsbesuch
Der Kunde liefert das Thema für den Redaktionsbesuch (Ansprechpartner, Produkt oder Dienstleistung), wir als PR-Agentur übernehmen die weitere Organisation als Full-Service-Dienstleistung. Diese beginnt mit einer Vorauswahl der in Frage kommenden Verlage und Fachpublikationen. Dabei spielen mehrere Faktoren eine Rolle: Marktrelevanz, Reichweite bzw. Leserzusammensetzung (Analyse der Mediadaten) sowie bereits bestehende redaktionelle und marketingtechnische Kontakte zum Unternehmen (bisherige/geplante Veröffentlichungen und gebuchte Anzeigen).

Auf Basis dieser Daten und Informationen erstellen wir in enger Absprache sowie unter Berücksichtigung der Wünsche des Kunden eine erste Übersicht der in Frage kommenden Verlage. Aus dieser wählen wir unsere Favoriten aus und fassen diese wegeoptimiert nach Städten sowie Straßen zusammen. Dafür eignen sich Online-Routenplaner wie beispielsweise Google Maps ideal. Dazu gleich noch ein Tipp: Sowohl für die Anreise wie auch Fahrten zum nächsten Termin sollte ein ausreichender Puffer eingeplant werden, das Terminkorsett darf also nicht zu straff geschnürt sein. Denn Staus, Baustellen und Umleitungen erscheinen oft aus dem Nichts und machen die schönste Planung zunichte. Als Faustregel gilt: Es lassen sich oft nicht mehr als drei Termine an einem Tag wahrnehmen: einer am frühen Vormittag oder vor beziehungsweise zum Mittag, der nächste kurz nach der Pause und ein weiterer am späten Nachmittag.

Planung und erste Terminanfrage
Die Idealplanung steht auf dem Papier, der Kunde und begleitende PR-Berater haben sich einige Tage für die Durchführung im Kalender geblockt – die Phase der Terminanfragen beginnt! Ob der erste Kontakt mit der Redaktion nun zuerst per Telefon oder Mail erfolgt, kann individuell entschieden werden. Es sollte auf jeden Fall ein kurzer Backgrounder zur Person oder dem Unternehmen bereitliegen/mitgeschickt werden, damit sich der gewünschte Gesprächspartner ein ausreichendes Bild machen kann. Für die Planung der Redaktionstour ist die erste Anfrage übrigens fast die wichtigste. Denn von ihr hängt der weitere Fahrt- und Terminverlauf ab. Im Idealfall findet das Treffen an einem dafür geblockten Tag zur vorgesehenen Uhrzeit statt und Nachfolgetermine können entsprechend vereinbart werden. In der Realität kommt es aber durchaus vor, dass der Redakteur zwar an diesem Tag, aber nicht zu der avisierten Uhrzeit zur Verfügung steht. Wie bereits erwähnt: Flexibilität ist gefragt! In diesem Fall muss die wegeoptimierte Planung einfach geändert werden. Von der Örtlichkeit her kann das Treffen direkt im Verlag oder – falls es für alle Beteiligten einfacher ist – in einem zentral gelegenen Hotel stattfinden. In der Regel stehen dort immer öffentliche und nicht zu laute Räumlichkeiten zur Verfügung, die genutzt werden können. Im Zweifel kurz vorher anrufen.

On the road
Die Termine stehen fest und bis zur letzten Minute ist keine Absage eingetroffen – der Tag der Redaktionstour ist gekommen. Ausgerüstet mit der üblichen PR-Ausstattung – Schreibunterlagen, Aufnahmegerät, Visitenkarten, ausgedruckter Reiseplanung mit allen Kontaktdaten – geht es los. Es ist durchaus sinnvoll, die Fahrt zum ersten Redaktionstermin gemeinsam mit dem Kunden in einem Verkehrsmittel anzutreten. Das verringert nicht nur den Aufwand, sondern erlaubt es darüber hinaus, sich im Vorfeld sowie im Nachgang eines jeden Gesprächs abzustimmen. Ein Auto bietet im Prinzip mehr Flexibilität, sorgt aber gerade in Großstädten zu Problemen bei der Parkplatzsuche. Öffentliche Verkehrsmittel ermöglichen in der Regel(!) eine stressfreiere Anreise. Sobald sich – auf welchem Verkehrsweg auch immer – eine Verspätung abzeichnet, sollte diese jedenfalls entsprechend kommuniziert werden.

Rund um den Termin
Der Redaktionsbesuch an sich ist an keinen bestimmten Ablauf gebunden, auch der Zeitrahmen kann je nach Thema variieren. Eine bis zwei Stunden reichen in der Regel aus, um sowohl das Anliegen zu erklären sowie auf entsprechende Nachfragen reagieren zu können. Von diesem Informationsaustausch profitieren beide Seiten: Die Redaktion mit ihrem breiten Blick auf bestimmte Themenbereiche kann die präsentierten Informationen in einen Gesamtkontext einordnen und entsprechend bewerten. Für den Kunden ist dieses direkte Feedback von Vertretern der Fachpresse in jeder Hinsicht wertvoll, da es befreit von Marketingüberlegungen ist. Häufig finden sich dann auch zahlreiche redaktionelle Ansätze für die folgende Aufarbeitung, wie ein Interview, Fachartikel oder Anwenderbericht. Was in jedem Fall bleibt, ist der persönliche Kontakt. Und dieser ist nach wie vor durch nichts zu ersetzen.