Seit ich bei Press’n’Relations arbeite – und das sind jetzt ziemlich genau acht Jahre – ist es vor den Messen immer das gleiche Spiel: Etwa vier bis sechs Wochen vorher laden wir die Fachjournalisten zu Pressegesprächen an die Stände unserer Kunden ein. Um die Terminplanung so sicher und einfach wie möglich zu gestalten, verwendeten wir in der Vergangenheit schon die verschiedensten Tools, unter anderem Doodle. Auf Dauer konnte jedoch keine Lösung überzeugen – auch weil benötigte Funktionen beim nächsten Mal nicht mehr vorhanden waren oder die Usability zu umständlich wurde. Also machten wir uns vor dem Start der diesjährigen Messesaison auf die Suche nach einem neuen Tool und stießen dabei auf die Cloud-basierte Anwendung Koalendar.
Koalendar: Positiver Erstkontakt
Unter den Google-Suchergebnissen, von denen die meisten für unsere Zwecke zu deutlich überdimensionierten Orga-Anwendungen oder bekannten Tools wie Doodle & Co führten, weckte Koalendar direkt meine Aufmerksamkeit. Die Screens und Beschreibung auf der Website ließen vermuten, dass es sich um ein einfaches, intuitiv bedienbares Tool für die Terminplanung handelt, das unsere Anforderungen zur Organisation von Pressegesprächen optimal erfüllt. Für den Zugang zur kostenfreien Version der Cloud-basierten Anwendung benötigte ich nur meinen Google-Account und schon konnte es losgehen.
Funktionsumfang Koalendar Free/Professional
Bereits die kostenlose Version von Koalendar bietet eine Vielzahl an Funktionen, darunter unbegrenzte Terminbuchungen, Kalendersynchronisierung sowie automatisierte Terminbestätigungs-E-Mails an Organisator und Teilnehmer. Ein weiterer Pluspunkt ist die Möglichkeit zur direkten Synchronisation in Google-, Outlook- oder iCloud-Kalender. Wir entschieden uns für die kostenpflichtige Version, da wir mit dieser noch weitere Anpassungen vornehmen können. Die Kosten hierfür liegen aktuell bei zehn Euro pro Monat mit monatlicher Kündigungsfrist, bei Jahresbuchung reduziert sich der Betrag auf sieben Euro monatlich. Neben den Basisfunktionen stehen dann individuelle Einstellmöglichkeiten zur Meetingdauer, eine Exportfunktion der Buchungen oder auch die Verlinkung von eigenen Buchungs- oder Microsites, Terminerinnerungen etc. zur Verfügung. Einen übersichtlichen Vergleich der Free- und Professional-Version gibt es direkt auf der Koalendar-Website.
Intuitive Terminplanung für Organisator und Teilnehmer
Neben dem Funktionsumfang überzeugen auch das Oberflächendesign und die Bedienung von Koalendar. Die Details zu den Terminen wie Tage, Meetingdauer, Pausen oder Eventbeschreibung lassen sich einfach per Dropdown-Auswahl oder Freitext eingeben. Ist das Ereignis komplett angelegt und veröffentlicht, präsentiert sich auch die Buchungsseite, auf der die Eingeladenen ihren Termin reservieren können, optisch ansprechend – die Hintergrundfarbe lässt sich zudem individuell, zum Beispiel in der Firmenfarbe wählen. Nun muss nur noch der Link zur Buchungsseite an die gewünschten Gesprächspartner versendet werden und sie können sich direkt einen der freien Termine unter Angabe der Kontaktdaten (Name und E-Mail sind obligatorisch, die Pro-Version erlaubt zum Beispiel die Erweiterung um Firmenamen etc.) reservieren. Das gebuchte Date verschwindet und steht für weitere Interessenten nicht mehr zur Wahl.
Aus Koalendar heraus erhält der Teilnehmer dann seine Terminbestätigung mit Kalendereintrag. Gleichzeitig bekommt der Organisator die Buchungsmail und der Termin wird automatisch in den verknüpften Kalender von Google-, Outlook- oder iCloud-Kalender eingetragen. Die vereinbarten Termine werden dann übersichtlich auf der Admin-Buchungsseite dargestellt und können bei Bedarf im Nachhinein manuell bearbeitet werden. Auch zusätzliche Termine lassen sich ergänzen. Ein Klick auf den Export-Button (Pro-Version) lädt zudem die Teilnehmerliste als csv-Datei herunter.
