Ob IAA, Logimat, Internorga oder it-sa – bei den großen Branchenmessen unserer Kunden sind wir dabei. Jetzt steht die E-world vor der Türe. Auf der Energiemesse, die vom 11. bis 13. Februar in Essen stattfindet, stellen gleich mehrere unserer Agenturkunden aus und präsentieren neue Produkte oder Dienstleistungen.
Unser Job bei dieser Messe: den Ausstellern Aufmerksamkeit bei der (Fach-)Presse zu verschaffen oder – aus der Sicht der Verlagsmitarbeiter:innen – die Multiplikatoren mit geeigneten Informationen und Materialien zu versorgen. Der wichtige Teil der Arbeit erfolgt somit erst kommende Woche auf der Messe, wenn die Journalist:innen sich in Einzelgesprächen oder bei Pressemeetings über die jüngsten Geschehnisse bei den ausstellenden Agenturkunden informieren. Doch damit die Informationen fließen, war und ist einige Vorarbeit angesagt…

Countdown zur E-world: Zehn Wochen vor der Messe
Große Ereignisse werfen ihre Schatten voraus. Im Falle der E-world sogar vor die Adventszeit. „Was gibt es Berichtenswertes zur E-world?“, fragt unser Team oft schon im November, damit wir im Dezember die Texte für die Messeführer und Schwerpunktausgaben der Branchenpresse schreiben können. Noch vor Weihnachten sollte die letzte Pressemeldung verschickt sein, damit sie gute Chancen auf Berücksichtigung in den Vormesse-Magazinen hat.
Noch sechs Wochen: Das Einladungsmanagement startet
Das Jahr ist kaum gestartet, da erinnert mich mein Kollege Christoph Buck an unseren „Safe the Date“ zur Messe. Mit einer kleinen Übersicht informiert Christophs Mailing die branchenrelevanten Medien, welche Themen unsere Kunden dieses Jahr in den Fokus rücken. Denn was im zuvor erwähnten Dezember-Pressetext steht, muss nicht das oder das einzige Messe-Highlight sein. Wir sammeln daher die passenden Infos bei unseren Kunden und erstellen die „Appetitanreger“ für das Einladungsschreiben. Am 13. Januar ist die Sammeleinladung unterwegs.


Fünf Wochen vorm Event: Terminkoordination
Die Vorab-Einladung ist draußen und die ersten Journalist:innen vereinbaren Termine mit uns. Viele kennen uns und unsere Kunden seit Jahren und wissen, was sie erwartet. Im Idealfall gelingt es uns, mit ihnen aufeinanderfolgende Einzelgespräche zu vereinbaren und sie von Stand zu Stand zu begleiten. Fest terminierten Presse-Round-Tables betten wir in diese Besuchsrunden natürlich ein. In den nächsten ein oder zwei Wochen versuchen wir, möglichst viele Termine zwischen Pressevertreter:innen und Ausstellern zu arrangieren. Etwa jetzt buche ich auch die Personenführungsanlage (Funkmikros und -Kopfhörer) für die größeren Pressetermine mit mehreren Personen.
Drei Wochen bis zur E-world: Die Pressemeldungen entstehen
Ob als Handout für die Gesprächsteilnehmer oder Presseinformation für diejenigen, die nicht zur Messe kommen können: Etwa drei Wochen vor der Messe tragen wir die relevanten Informationen zusammen. Aus dem Material, das wir von den Ausstellern erhalten, entstehen Pressemeldungen zur Messe, Hintergrundinformationen, digitale Pressemappen oder auch Bildersammlungen zu den jeweiligen Themen.


Zwei Wochen vor der Messe: Der Reminder
Ob wegen des Winterurlaubs, der E-Mail-Flut oder der späteren Koordination der Messetermine: Nicht alle Ansprechpartner:innen bei der Presse konnten oder wollten bereits Terminzusagen machen. Individuell auf die jeweiligen Kundenevents abgestimmte Einladungsschreiben dienen dieser Gruppe nun zur Erinnerung oder zur Wiedervorlage für das Redaktionsmeeting, in dem der Messebesuch besprochen wird.
Drei Werktage vor der Messe: Wer fehlt noch?
Wenn dieser Blogbeitrag erscheint, sind wir wahrscheinlich mit den letzten Terminvereinbarungen beschäftigt. Ich selbst hatte auf meine Einladung zu Messeterminen um Nachricht bis Dienstag (heute) gebeten. Den Rest der Woche werden Christoph, Agenturgründer Uwe Pagel und ich (das diesjährige E-world-Team von Press’n’Relations) die Zeit auch dafür nutzen, telefonisch nachzufassen. Nein, wir telefonieren nicht jeder und jedem hinterher. Wer an seinem Verlagsschreibtisch oder im Homeoffice von uns gefragt wird, ob er zum Termin kommen kann, darf sich geschmeichelt fühlen: Zum Telefonhörer greifen wir nur für die wichtigsten und nettesten Personen der Presselandschaft.

Zwei Werktage vor der Messe:
Freitag dieser Woche ist der letzte Bürotag vor der E-world. Spätestens jetzt werden die abgestimmten Texte finalisiert, die Terminlisten fixiert und die Teilnehmer:innen für die angesetzten Pressetermine gemeldet. Danach geht nichts mehr; am Montag sind Uwe, Christoph und ich „auf der Bahn“ Richtung Essen und auch die PR-Ansprechpartner und die Journalist:innen reisen oft am Tag vor der Messe an. Für uns heißt es Montag, noch einmal abends Kraft zu tanken, bevor es auf die Messe geht, denn die kommenden drei Tage werden spannend, arbeits- und gesprächsintensiv. Dafür haben wir im Sinne unserer Agenturkunden ja selbst gesorgt.
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