„Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“. Dieser oft zitierte Spruch aus der Fußballwelt trifft auch auf die Messe-PR zu. Die Fachmessen halten uns PR-Berater deshalb beinahe ganzjährig in Atem. Bei mir im Berliner Büro ist von Sommerloch daher wenig zu spüren. Denn die Herbstmessen unserer Kunden wollen geplant und PR-technisch vorbereitet werden. Wir übernehmen zwar „nur“ die Vorberichterstattung und zum Teil die Anzeigen-Aktivitäten, bis wir dann an den Pressetagen am Kunden-Messestand endlich unsere Journalisten empfangen können. Doch bei drei bis vier Fachmessen pro Berater und Saison (Frühjahr, Herbst) und Vorläufen von drei Monaten sind wir fast ganzjährig im Messeeinsatz.

Briefing für die Messe-PR

Was bedeutet Messe-PR konkret? Im ersten Schritt setzen wir uns mit den Kunden zusammen und besprechen die presserelevanten Themen für die jeweilige Fachmesse. In meinem Kundenkreis steht beispielsweise die IAA Nutzfahrzeuge im September an. Die großen Themen: Alternativen zu Diesel-Antrieben, Digitalisierung/Telematik, Automatisierung der Prozesse (Lagertätigkeiten, Autonome Fahrzeuge). Die Kunst und Aufgabe ist es nun, die neuen Produkte und Services unserer Kunden mit diesen großen Branchen-Treibern thematisch sinnvoll in Verbindung zu bringen und für die Fachpresse interessant zu gestalten. Ziel ist nicht nur eine Messe-Vorberichterstattung, sondern vor allem das persönliche Gespräch mit dem jeweiligen Chefredakteur der meinungsbildenden Magazine. Hierfür müssen wir die Pressethemen so „sexy“ gestalten, dass die Verlage neugierig genug werden, um ihr Redaktionsteam zu unserem Kunden an den Stand zu schicken. Wenn man bedenkt, dass ein Fachjournalist an zwei bis drei Messetagen maximal 20 bis 30 Gespräche annimmt und zeitgleich 150 bis 200 Einladungen erhält, wird klar, wie hart dieser Kampf um Aufmerksamkeit geführt wird.

Oft Pflicht, meist ein Vergnügen: Der Pressetag

Wenn der Redakteur am Pressetag zur vereinbarten Uhrzeit auf dem Messestand des Kunden auftaucht, ist das schon einmal die halbe Miete. Uns PR-Beratern fällt in diesem Moment meist ein gewaltiger Stein vom Herzen. Wenn man sich schon kennt, ist ein solches Pressegespräch dann oft sehr informativ und unterhaltsam. Schließlich haben die Medienvertreter einen sehr guten Überblick über den Gesamtmarkt. Unsere Kunden punkten dagegen oft mit technischen Innovationen und wertvollem Marktwissen in einzelnen Segmenten. Auch wenn wir neue Kunden übernehmen und wir uns erst die jeweilige Fachpresse erobern müssen, können Messegespräche spannend und aufschlussreich sein. Denn trotz digitalen Newslettern, PR-Software und Telefon-Video-Konferenzen geht nichts über das persönliche Gespräch bei einem guten Kaffee. Wenn dann noch die Chemie stimmt, ist das die beste Basis für eine nachhaltige Bindung und Zusammenarbeit mit den Medien.