Kaum eine Marketingkampagne kommt heute ohne Bilder, Videos oder Podcasts aus. Die eingesetzten Medien sind bunt und vorzugsweise bewegt, brauchen dadurch jedoch einiges an Speicherplatz. Speziell Videos, die durch die Verbreitung digitaler Technologien wesentlich billiger und schneller produziert werden können, sind immer öfter das Mittel der Wahl, wenn es um Produkt- und Imagewerbung geht. Damit steigt aber, neben der Anzahl und Größe der Mediendateien, vor allem der Verwaltungsaufwand. Langwieriges Suchen und Bearbeiten von Media Assets kostet Zeit und verursacht damit Kosten. Wie aber lassen sich diese Prozesse vereinfachen und effizienter gestalten?

Zentrale Erfassung von Media Assets
Ein leistungsfähiges Media Asset Management (MAM) System verwaltet zentral Mediendateien aller Formate, wie Fotos, Audio- und Videofiles, aber auch PDF- und Textdokumente, findet Files rasch und stellt sie zuverlässig in optimierter Form bereit. Sämtliche damit verbundenen Arbeitsabläufe – etwa Upload, Bearbeiten, Beschlagworten, Kontrollieren, Archivieren, Auffinden oder Versenden von Medien – werden automatisiert und vermindern den Aufwand.

Idealerweise bildet ein MAM-System den gesamten Lebenszyklus der einzelnen Media Assets lückenlos ab, etwa von der Planung eines Foto-Shootings bis zu den fertigen Drucksorten. Dabei sollte auch das Order Management, also die Planung der Foto- und Filmaufnahmen inklusive der Verwaltung von Fotografen und Kameraleuten, in die Software integriert sein. Wesentlich ist, dass man Medien direkt im System komfortabel bearbeiten und in andere Formate umwandeln kann. Für hohe Investitionssicherheit muss die Lösung auch flexibel genug sein, um bei Erweiterungen mit dem Unternehmen mitwachsen zu können. Sobald mehrere Mitarbeiter mit dem MAM-System arbeiten, sollte es eine Benutzerverwaltung mit integriertem Berechtigungsmanagement sowie ein übersichtlich gestaltetes Reporting bieten.

Nahtlose Integration in Unternehmensprozesse
Das beste MAM kann nur so gut funktionieren wie die Prozesse, in die es im Unternehmen eingebunden wird. Dabei ist entscheidend, woher die benötigten Assets kommen, wofür sie verwendet werden und welche Parameter mittransportiert werden sollen. Vorhandene Dateiformate, Qualitäten, Farbprofile oder Metadaten wie Nutzungsrechte, Beschreibungen und Schlagwörter spielen für die künftig automatisierten Abläufe eine wichtige Rolle. Ein MAM-Anbieter analysiert aus diesem Grund zuerst die unternehmensinternen Prozesse und deckt in Zusammenarbeit mit dem Kunden dysfunktionale Gegebenheiten auf.

Ebenso wichtig ist die nahtlose Integration der MAM-Lösung in das bestehende IT-Umfeld. Media Assets werden meist aus anderen Systemen, beispielsweise Intra- und Internet, Terminkalender oder Layout-Programmen eingespielt. Ein flexibles MAM-System muss in der Lage sein, den Bogen zwischen einer standardisierten Software und einer maßgeschneiderten Lösung zu spannen.

Einfach zu bedienende Grundfunktionen & Tools für Profis
Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Benutzerfreundlichkeit. In Zeiten kleiner werdender Marketing- und Kreativabteilungen soll eine Software möglichst alles können, dabei aber ohne spezielle Vorkenntnisse von den Mitarbeitern bedienbar sein. Deshalb muss MAM verschiedensten Anforderungen – vom High-End- bis zum „user-generatedcontent“-System – gerecht werden. Eine gute Lösung ermöglicht beispielsweise einfaches Schneiden von Videos und rasches Bearbeiten von Fotos, ohne dass man eine fachspezifische Ausbildung benötigt. Beispielsweise transcodiert das System automatisch einen gewünschten HD-Filmausschnitt in geringere Qualität, um ihn für eine PowerPoint-Präsentation zu verwenden.

Gleichzeitig sollte das System aber auch erweiterte Funktionen für Profis, z.B. Fotografen oder Grafiker, beinhalten. Ein leistungsfähiges MAM-System beansprucht dazu immer nur so viele Ressourcen wie unbedingt nötig, bietet aber gleichzeitig sämtliche Optionen, um die Mediendateien dem jeweiligen Einsatzzweck (wie PowerPoint, Web oder Print) optimal anzupassen.

Media Assets in der Praxis
Medienverwaltung

Screenshot: Bildersuche in der Mediathek der DB

Zu den typischen MAM-Anwendern zählt die Deutsche Bahn AG. Die Kommunikationsabteilung der DB nutzt ihre „Mediathek“, um ihre Bilder, Dokumente, Videos und Audio-Dateien der Öffentlichkeit, aber auch Agenturen und Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Die Mitarbeiter gelangen, dank der intelligenten Thesaurus-Suche des Systems, rasch zu den gesuchten Media Assets, die sich dann übersichtlich darstellen und in unterschiedlichen Formaten für Versand, Druck oder Internet bereitstellen lassen. Damit lassen sich dann digitale Pressemappen erstellen, die per Download-Link an Journalisten versendet werden. Aber auch die nützlichen Bildbearbeitungswerkzeuge sowie die funktionelle Nutzer- und Rechteverwaltung der hoch skalierbaren Lösung erleichtern den Arbeitsalltag der DB-Kommunikation.