Mit dem Wort „Pressemappe“ verbindet fast jeder Journalist etwas anderes – je nachdem, ob dabei an eine gedruckte, gespeicherte oder digital-only-Version gedacht wird. In meinem heutigen Blogbeitrag gehe ich auf die jeweils passende Version für jeden Anlass ein.

Grundsätzlich dient eine Pressemappe dazu, Journalisten mit einer Auswahl aktueller Meldungen, einem Backgrounder sowie weiteren Informationen zu den Personen, Produkten und Lösungen eines Unternehmens zu versorgen. Die Inhalte werden dazu zunächst passend für den geplanten Anlass – Messe, Inhouse-Veranstaltung, Interview, Besuch etc. – mit dem Kunden abgestimmt und in Standardformaten erstellt: Microsoft Word bei Texten, JPG bei Bildern und MP4 bei Videos. Dadurch ist eine Kompatibilität sowie schnelle Weiterverarbeitung auch zwischen Mac- und Windows-Rechnern gewährleistet.

Die gedruckte Version
Bei einer klassischen, gedruckten Pressemappe erhält der Empfänger genau das, was der Name verspricht: eine entweder im Unternehmens-Design oder neutral gestaltete Hülle aus festerem Karton, welche eine Visitenkarte des Ansprechpartners, ein Deckblatt mit einer Zusammenfassung der Inhalte, die oben aufgelisteten Inhalte und ggf. eine Bilderübersicht enthält. Nicht mit rein sollte – obwohl manche Unternehmen auch heute immer noch darauf bestehen – ein Schreibblock, der einer als „zu leicht“ empfundenen Pressemappe künstlich mehr „Gewicht“ verschaffen soll. Glauben Sie mir: Das funktioniert nicht. Denn Journalisten sind geübt darin, irrelevante Inhalte nicht nur aus Texten sofort zu entfernen. Im Zweifelsfall wird eine derart aufgeplusterte Pressemappe erst gar nicht mitgenommen, egal wie gut der eigentliche Content – auf den es wie immer ankommt! – darin ist.

Zum Einsatz kommt die klassische Pressemappe mit gedruckten Inhalten bei Inhouse-Terminen sowie vor allem im Pressecenter auf Messen. Viele Aussteller buchen die Möglichkeit zur Auslage im Pressebereich gleich mit bzw. ist diese im Standardpaket bereits enthalten. Es spricht daher nichts dagegen, diese Option auch zu nutzen. Denn gerade hier erfüllt das Format genau seinen Zweck: Der Journalist kann sich schnell und ohne weitere technische Hilfsmittel einen Überblick verschaffen und selber entscheiden, welche Inhalte er mitnehmen möchte. Ideal ist eine Kombination mit der USB-Stickversion, die nachfolgend beschrieben wird.

Die USB-Stickversion
Im Prinzip enthält eine Pressemappe eines USB-Sticks die gleichen Inhalte wie in der gedruckten Variante. Anstelle des Deckblatts kommt allerdings eine Ordnerstruktur zum Einsatz. Der Aufbau kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:

Ein Vorteil dieser Variante ist, dass fast beliebig viele Inhalte enthalten sein können – was natürlich aus Gründen der Übersicht nicht geschehen sollte. Viel wichtiger ist jedoch, dass insbesondere Bild- und Videomaterial bereits in druckfähiger und hochauflösender Qualität darauf gespeichert werden können. Ein mit dem Unternehmens-Logo versehener USB-Stick erleichtert zudem jederzeit die einfache Zuordnung und hinterlässt auch später einen bleibenden Eindruck – sofern der Journalist diesen aus Compliance-Gründen überhaupt annehmen bzw. an seinem Rechner verwenden darf. Das bringt uns gleich zur dritten Variante der Pressemappe, der reinen Digitalversion.

Digital only
Anstelle einer Pressemappe oder eines USB-Sticks in die Hand erhält der Journalist hier per Mail oder über das Scannen einen QR-Codes nur einen Download-Link.

Sämtliche Inhalte aus der USB-Stickvariante liegen dann im ZIP-Format entweder im Pressebereich auf der Unternehmens-Webseite oder in der Mediendatenbank der PR-Agentur zum Download bereit.

Die Pressemappe als Instrument der PR-Arbeit spielt auch in Zukunft eine große Rolle, so altertümlich sich der Begriff zunächst auch anhört. Moderner klingen die englischsprachigen Varianten „Press-Kit“ oder „Media-Kit“. Aber egal wie Sie es nennen: Auf die Inhalte kommt es an!