Der PressFile Newsroom: Das Ergebnis von 20 Jahren Digitalisierung bei Press’n‘Relations

Als wir kurz nach unserer Gründung im Jahr 2001 die PR-Software PressFile einführten, da ahnten wir noch nicht, wie lange und intensiv wir uns mit diesem Produkt beschäftigen würden. 2004 wurden wir zum Pilottester der ersten Web-Version, 2009 hoben wir mit unserem Partner SmallCo aus Miami ein Joint Venture namens PressFile Europe GmbH aus der Taufe, die zunächst den Vertrieb und bald auch die Verantwortung für die Weiterentwicklung dieser PR-Lösung übernahm. Und vor vier Wochen erblickte schließlich unser jüngstes Kind, der PressFile Newsroom, das Licht der Welt. Eine Geschichte, die belegt, dass wir bei Press’n‘Relations nicht nur über Digitalisierung schreiben, sondern sie gerne auch im eigenen Sinne vorantreiben.

Digitalisierung seit 20 Jahren

Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten von PressFile war schon 2001, dass diese PR-Software sich strikt am Arbeitsprozess in der PR orientiert. Presseverteiler können mit wenigen Mausklicks kombiniert, einzelne Personen aus der Auswahl herausgefiltert oder hinzugefügt und von aus dort direkt in den personalisierten E-Mail-Versand gewechselt werden.  All das passiert in einem Fenster, der Arbeitsfluss ist durchgängig und so sind auch komplexe Presseversände eine Sache von wenigen Minuten. Auch wenn 2001 oft noch das Erzeugen einer Serienbriefdatei am Ende des Prozesses stand, weil damals Journalisten den schwarz/weißen Text auf Papier bevorzugten, war der digitale Versand an personalisierte Ansprechpartner bereits Teil der Lösung. 

Es war spürbar, dass diese PR-Software nicht von Entwicklern, sondern von PR-Profis erdacht worden war. Namentlich waren es zwei Jahre zuvor Albert Harum-Alvarez, Gründer von Small Company (heute SmallCo) und Herb Scher, damals PR-Chef der New York Public Library, die sich das Ziel gesetzt hatten, eine Lösung zu entwickeln, mit der PR-Profis einfach arbeiten können, statt sich damit beschäftigen zu müssen. Als Press’n’Relations dann 2001 nach einer PR-Software suchte, war diese damals auf Basis der Datenbank Filemaker entwickelte Lösung die erste Wahl. Nicht nur, weil sie auch auf dem Mac einsetzbar war. Sondern auch, weil der in Miami ansässige Albert schon damals die Möglichkeit anbot, die Software online zu präsentieren und darüber hinaus auch digitale Schulungen anbot. Damals beileibe keine Selbstverständlichkeit! Und so wurden wir zum ersten PressFile-Anwender außerhalb der USA und Irland.

Der erste Schritt in die Cloud

Mit der Gründung der Press’n’Relations II GmbH im Jahr 2004 stellte sich die Frage, wie wir den neuen Standort auch digital anbinden können. Mit dem Filemaker-Server im Keller war das nicht möglich. So boten wir uns an, Pilottester für die neuentwickelte webbasierte Version von PressFile zu werden. Mithilfe indischer Entwickler hatte SmallCo die gesamte Oberfläche mit dem Werkzeug Flash von Adobe im wahrsten Sinne „abpinseln“ lassen. Das Ergebnis war eine Lösung mit dem identischen Look&Feel der Filemaker-Anwendung, aber mit einer internetfähigen Datenbank im Hintergrund. Was für uns zunächst ein Segen war, erwies sich vertrieblich für SmallCo eher als Flop: Eine Handvoll Anwender waren es am Ende weltweit, die diese Version einsetzten. Der einzige echte Power-User war und blieb Press’n’Relations. Nachdem dann Flash immer mehr in Verruf geriet und auch der indische Entwicklungspartner seine Lust an der Weiterentwicklung und Fehlerbehebung verlor, standen wir 2008 vor der Entscheidung, eine neue PR-Software zu suchen oder aber einen Weg zu finden, der PressFile in die Zukunft führt.

Die Geburt von PressFile Europe

Anfang 2009 fiel die Entscheidung, eine neue Firma zu gründen, die PressFile Europe GmbH, an der die Press’n’Relations GmbH als Anwender und SmallCo Miami als geistiger Vater der Lösung beteiligt waren. Ziel war es, mit dem Neustart in Europa zunächst eine breitere Kundenbasis aufzubauen, um so die Mittel für eine Modernisierung der Lösung zu erwirtschaften. 2009 war das leichter gesagt als getan. Denn die Wirtschaftskrise führte dazu, dass Budgets für die Einführung von PR-Software schlichtweg nicht mehr zu Verfügung standen. Dennoch gelang es schließlich mit Erdgas Schwaben und den Rossmann Drogeriemärkten die zwei ersten namhaften Kunden zu überzeugen. Es folgten mit Dr.Babor, der Wiener Bene AG sowie ersten PR-Agenturen weitere Unternehmen, so dass die geplante Portierung weg von Flash hin zu HTML und Java angegangen werden konnte. 

Das digitale Clipping-Archiv

Und wieder wurde dies von Press’n’Relations aus Anwendersicht vorangetrieben – nicht nur als Pilottester, auch als Ideengeber. Beispiel Clipping Management: Lange Jahre hatten wir die Veröffentlichungen unserer Kunden in Papierordnern archiviert. Lediglich die elektronisch erfassten Veröffentlichungen wurden digital abgelegt. Dies aber ebenfalls wenig komfortabel in Dateiordnern. Gemeinsam mit, mediamid einem Kunden unserer Wiener Tochter Press’n’Relations Austria, der sich auf das Thema Media Asset Management spezialisiert hat, entwickelten wir eine Schnittstelle und gleichzeitig ein Konzept für eine „easy-to-use“-Mediathek namens AMID PR (siehe auch dieser Blogbeitrag). So konnten wir zum einen sämtliche Pressebilder ab 2010 im öffentlichen Bereich auch digital zur Verfügung stellen. Zum anderen werden seitdem alle Veröffentlichungen unserer Kunden im nichtöffentlichen Bereich archiviert. Beim Upload werden die PDFs mit allen in PressFile erfassten Metadaten angereichert – von der Publikation und dem zuständigen Redakteur über die Kontaktdaten bis hin zu Auflage, Ausgabe oder Seite und Größe der Veröffentlichung. Über das Reporting sind nun auf digitalem Wege Auswertungen oder Clipping-Listen einfach erstellbar. Aber auch Pressespiegel können per Mausklick vorbereitet und die selektierten PDFs automatisch für den Pressespiegel vorbereitet und als ZIP-File für den Versand zum Kunden zusammengestellt werden. Und auch wenn wir ab und zu etwas ausgemistet haben: Bis heute sind so fast 25.000 Veröffentlichungen von Press’n’Relations-Kunden in AMID PR archiviert worden.

Der PressFile Newsroom: Bilder, Text Dokumente und Ansprechpartner an einem Platz

Nun sind wir mit dem PressFile Newsroom einen weiteren Schritt gegangen. Auch diesmal stand der Arbeitsprozess Pate für die Entwicklung. So werden die News an einem Ort mit allen dazugehörigen Teilen erfasst. Headline, Subhead, Text, dazugehörige Bilder und Dokumente sowie verantwortliche Ansprechpartner werden in einem Arbeitsgang erfasst und beim Upload zu einem News-Objekt kombiniert. So findet die Redaktion alles Notwendige an einem Platz. Separate News- und Download-Seiten gehören damit der Vergangenheit an. Ein Journalist muss sich auch nicht mehr mühsam alle Dateien zusammensuchen, denn für den Download erzeugt der Newsroom automatisch eine ZIP-File, die alle Daten enthält. Vorbild für den PressFile Newsroom war die Daimler-Media-Site, die ebenfalls auf der M@RS-Technologie beruht (dazu auch dieser PressFile-Blogbeitrag) 

PressFile Kunden können diesen Newsroom gratis nutzen. Gerade kleinere Agenturen und Unternehmen sparen sich so den Aufbau einer eigenen Content Base. Wer möchte, kann sich parallel aber auch einen eigenen, kostenpflichtigen Newsroom einrichten lassen, mit eigenem Logo und ausschließlich für die eigenen News. Entweder auf dem standardisierten und einfach nutzbaren AMID News-Template von PressFile. Oder hochindividuell und damit auch mit deutlich mehr Funktionalität und Gestaltungsmöglichkeiten mit Unterstützung von mediamid.

20 Jahre Digitalisierung und kein Ende

Die Digitalisierung ist für uns kein Neuland, wie das Beispiel der PR-Software PressFile zeigt. Sie bietet aber immer neue Möglichkeiten. Und so werden wir die Entwicklung sicher auch in den nächsten Jahren vorantreiben. Und dies immer auch aus Anwendersicht. Denn Digitalisierung ist kein Selbstzweck:  Sie muss das Leben und Arbeiten einfacher machen!