Digitale Kommunikation ist in unserer Zeit prominenter, denn je. Vor allem die Pandemie hat uns gezeigt, dass ohne moderne EDV kein Arbeiten mehr möglich ist. Und das betrifft nicht nur die Infrastruktur der „New Work“. Ein Großteil der Kommunikation hing und hängt noch immer am Tropf von Teams, Zoom, Skype & Co. Erfreulicherweise ließ sich der professionelle Umgang mit den neuen Hilfsmitteln recht schnell in das normale Tagesgeschäft integrieren. Große Zusammenkünfte, Versammlungen und Diskussionsrunden mutierten jedoch für so manchen Kommunikator zur Herausforderung. Auch die Kolleginnen und Kollegen von Press’n’Relations konnten bei der Gestaltung rund um das digitale Messegespräch zur Internorga 2021 eine Fülle neuer Erfahrungen sammeln. Von den wichtigsten fünf Lessons Learned berichtet der folgende Blog.

Das digitale Messegespräch und die Themenauswahl

Selbstverständlich steht bei der Planung eines erfolgreichen Messegesprächs das „Was“ im Vordergrund – unabhängig davon, ob das Zusammentreffen mit den Journalisten-Kollegen analog oder digital stattfindet. Und doch stellt uns die virtuelle Welt einige Stolperfallen. Bestes Beispiel dafür ist die klassische Produktbesprechung. Um diese kurzweilig und spannend zu gestalten, können umfangreichere technische und finanziellen Ressourcen notwendig sein. Denn während sich eine neue Wäsche- oder Tabletop-Kollektion unter strikten Sperrfristen durchaus im Vorfeld per Post versenden lässt, tut man sich mit Investitionsgütern etwas schwerer. Der erste Schritt – die Themenauswahl – muss also wohl überlegt sein, damit das notwendige Budget an Präsentationswerkzeugen, -formaten und -hilfsmitteln nicht ausufert oder das Gespräch mangels besagten Budgets super öde wird. Die Präsentation einer per se nicht haptischen Dienstleistung kann hier leichter zu planen sein, da die Tücken in Sachen Lebendigkeit und Spannung seit jeher zum Tagesgeschäft der Marketiers zählen und somit nicht neu sind. Doch auch hier empfiehlt es sich, die Komplexität einer Neuheit auf das absolute Minimum zu reduzieren, da der virtuelle Raum „langweilige“ Themen kaum verzeiht. Viele Journalisten sehen davon ab, ein persönliches Gespräch oder einen Standrundgang aufgrund maximaler Langeweile abrupt zu beenden. Doch der Klick auf das rote Feld „Meeting verlassen“ ist verlockend schnell getan.

Das digitale Messegespräch und die Werkzeugkiste

Stehen die Themen zur Messe fest, gehört die gesamte Aufmerksamkeit den technischen Präsentations- und Kommunikationsmöglichkeiten des Messeanbieters. Hier eine kleine Auswahl an Lessons Learned:

  • Klären Sie, ob die Präsentationsräume zweidimensional und/oder dreidimensional angelegt sind. Handelt es sich um 3D-Präsenzen, sind Ruhe und Besonnenheit die obersten Prämissen der Präsentation. Wildes Umhergeschwenke mit der Maus oder rasante Drehungen und Fahrten bei 3D-Produktpräsentationen verursachen beim Gegenüber Orientierungslosigkeit und sogar Schwindelgefühle. Also aufgepasst! In der Ruhe liegt die Kraft. Man rennt ja auch nicht im Hakenschlag mit dem Gesprächspartner über den Messestand.
  • Geplante oder spontane Live-Chats sind das grundlegende Werkzeug vieler Messen und werden von den meisten Messeveranstaltern als integrierte Funktion angeboten. Nutzen Sie wo immer es möglich ist die Video-Konferenz mit Bild und Ton. Schriftliche Chats sind ein absoluter Killer und gehen gar nicht.
  • Selbstlaufende Power-Point-Präsentation sind ebenso verboten, wie betreutes Lesen.
  • Haben Sie die Möglichkeit, mit Screensharing zu arbeiten, ist das eine sehr effektive Methode, den Gesprächspartner über den virtuellen Messestand zu führen. Wird die Funktion vom Anbieter der Messe nicht angeboten, lassen sich Tools wie Zoom & Co. zusätzlich verwenden: Termin ausmachen, während des Calls auf der Messeseite einloggen und gemeinsam über den Stand gehen, fertig. So können alle relevanten Themen gezielt und strukturiert angesprochen werden.
  • Das Einbinden vorproduzierter, professioneller Videos in das Standkonzept und die Pressegespräche ist ein hervorragendes Mittel, um Produktdemonstrationen aufzulockern und mit multimedialem Content zu unterfüttern. Achtung: Die einzelnen Videosequenzen sollten kurz sein und das Gesprächs gezielt unterstreichen – nicht ersetzen. Auch hier gilt: Betreutes Videoschauen ist nicht sinnvoll.
  • Live-Sessions mit Produktexperten können das Einzelgespräch in eine kurzweilige, interaktive Runde verwandeln. Tipp: Bereiten Sie mögliche Journalistenfragen gezielt mit dem Produktexperten vor, damit die Quote an Überraschungen so niedrig wie möglich bleibt.
  • Gibt es die Möglichkeit für den Journalisten an Live-Sessions oder Roundtables teilzunehmen, dann sprechen Sie Empfehlungen aus und laden Sie konkret ein. Am besten eignet sich hier ein direkter Link zur Veranstaltung, damit sich weniger technikversierte Kollegen auf der virtuellen Messe nicht verirren.
  • Ein weiteres attraktives Werkzeug, digitale Messegespräche zu ergänzen, ist der sogenannte Roundtable oder Business Lunch. Hierzu hat die Kollegin Rebecca Horn einen spannenden Blogbeitrag verfasst.

Das digitale Messegespräch und der Einladungsprozess

Beim Einladungsmanagement gibt es grundsätzliche keine besonderen Unterschiede zu „normalen“ Messen. Es gilt: Früh mit der Einladung beginnen, unaufdringlich nachhaken und eine Woche vor Messestart die letzten Nachzügler kontaktieren. Bietet der Messeveranstalter ein zusätzliches Besuchermanagement samt Terminplanung an, sollte man sich mit den funktionalen Möglichkeiten sowie der eventuellen Anbindung an das hauseigene CRM beschäftigen. Zwei Tipps:

  • In vielen Branchen ist die Anmeldefreude zu digitalen Gesprächen deutlich reduzierter als bei Präsenz-Messen. Deshalb lohnt das gezielte Nachhaken und ein freundlicher Anruf bei den VIP-Kontakten.
  • Ein digitales Gespräch nimmt viel Zeit in Anspruch. Planen Sie Einzelgespräche mit mindestens 40 bis 45 Minuten ein und legen Sie ausreichend Puffer zwischen die Termine.

Der Plan B

Dass Internetverbindungen zusammenbrechen, ist leider ein normales Phänomen auf gut besuchten Messen. Deshalb sollte jedes PR-Konzept einen Plan B beinhalten:

  • Bereiten Sie sich darauf vor, geplante Video-Gespräche über unabhängige Plattformen zu führen – etwa Zoom oder Teams.
  • Haben Sie immer alle E-Mail-Adressen und Telefonnummern Ihrer Gesprächspartner griffbereit, sollte ein Termin adhoc umgeplant werden müssen.
  • Laden Sie sich alle Videos, Bilder und Dokumente auf Ihren PC, die während der Gespräche zum Einsatz kommen sollen.

Nach der Messe ist vor der Messe

Auch wenn sich die Digitalisierung in der Kommunikation ungehemmt breit macht, sollten wir nicht vergessen, dass Menschen miteinander umgehen. Ein Messegeschenk per Post im Nachgang der Veranstaltung, die Pressemappe auf einem USB-Stick mit persönlichem Anschreiben oder auch ein nettes Telefonat nimmt der virtuellen Welt ein Stück Anonymität. Denn am Ende des Tages ist das persönliche Miteinander erfolgsentscheidend, wenn es um nachhaltige, „echte“ Verbindungen geht.