Collage_Messe_bearbSeit Anfang Dezember drehte sich im Press’n’Relations Hotel- und Gastroteam alles um ein Thema: Die zwei wichtigsten Branchenmessen Intergastra und Internorga. „Was, schon seit Dezember?“ mag sich der eine oder andere jetzt erstaunt fragen. Doch, um alles gut getimed auf die Straße zu bringen, kann man nicht früh genug loslegen – vor allem, da die Intergastra ihre Pforten bereits am 20. Februar öffnete.

Mit unserer Lizenz zum Lästigfallen als Legitimation klopften wir also schon frühzeitig bei unseren Kunden an. Mit welchen Themen gehen wir in die Messe-Vorberichterstattung? Was haben wir für Highlights? Gibt es Produktneuheiten? Sind Messeaktionen geplant? Die Marschroute war zwar schnell klar – aber die kleinen, feinen Details, die wir für die Erstellung der Presseeinladungen, für die Messevorberichte und letztendlich für die Pressemappen benötigten, ließen auf sich warten. Die Nervosität stieg langsam … Um rechtzeitig für die Vorberichte der Fachmedien zur Intergastra dran zu sein, musste die entsprechende Pressemeldung noch vor Weihnachten raus. Der geplante Versandtermin Mitte Dezember rückte immer näher – es war klar, viel Spielraum nach hinten gab es nicht, da die Weihnachtszeit uns und auch die Redaktionen in eine ca. zweiwöchige „Zwangspause“ schicken würde. Dazu kam noch, dass viele ihre Ausgaben zum Jahreswechsel zusammenlegen und die Deadlines entsprechend früh gesetzt waren. Während wir auf die Informationen warteten bzw. in immer kürzeren Abständen bei unseren Kunden nachfragten, machten wir uns im Team einen Spaß daraus, uns gegenseitig die kleinen Erfolge aufs Butterbrot zu schmieren. „Ich habe schon ein Thema!“ „Mein Text ist schon in der Freigabe.“ „Meine Pressemappe ist schon halb voll.“ Mit solchen oder ähnlichen Spitzen weckten wir unseren Ehrgeiz, entfachten einen kleinen Wettbewerb und hatten alle viel Freude damit. 🙂 Klar, dass wir so angespornt die erste Messerunde gut hinter uns brachten und die Informationen rechtzeitig bei den Verlagen landeten.

Nach der kurzen Verschnaufpause über Weihnachten starteten wir wieder voll durch – jetzt mit noch mehr Schub. Die letzten Abstimmungen sowie Pressemeldungen standen auf dem Programm, außerdem die Vereinbarung der Pressetermine, zuerst für die Intergastra und dann für die drei Wochen später stattfindende Internorga. Wir schickten also unsere Einladungen Mitte Januar raus und: es passierte erst einmal nichts! Vereinzelt reagierte der eine oder andere Journalist. Warum wurde schnell klar, als wir die Telefonhörer in die Hand nahmen, um Termine persönlich zu vereinbaren. Obwohl die Intergastra vor der Tür stand, waren die Redaktionen mit ihrer Planung noch nicht durch und konnten nicht sagen, wer welche der beiden Messen besuchen würde. Kein Wunder! Warum müssen die zwei wichtigsten Branchenmessen auch in einem Abstand von nur drei Wochen aufeinander folgen?? Gut, dann also etwas abwarten, die Nervosität ignorieren und uns gegenseitig wieder mit kleinen Erfolgen „ärgern“… 😉 Letztes Jahr hatte unser Team während der Internorga an drei Messeständen innerhalb von 2,5 Tagen rund 60 Pressegespräche. Selbstverständlich, dass wir 2016 gleichziehen bzw. das Ergebnis sogar noch toppen wollten. Also beschallten wir unsere übrigen Kollegen die nächsten Wochen von allen Seiten mit unseren Telefonaten und erledigten nebenbei noch die letzten To-dos auf unseren Listen – darunter auch kurzfristige Presseanfragen für Vorberichterstattungen, die Finalisierung der Pressemappen und die Zusammenstellung der USB-Sticks mit allen Pressematerialien. Dann stand vom 20. bis 22. Februar mit der Intergastra die erste Messeetappe an. Alles war vorbereitet und wir hatten insgesamt rund 35 Termine vereinbart.

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Ein bisschen Eis muss sein… Wir konnten der „Eishalle“ auf der Intergastra einfach nicht widerstehen.

Nach drei erfolgreichen Messetagen blieb uns kaum Zeit durchzuatmen, denn in diesem Jahr konnte man den Spruch „nach der Messe ist vor der Messe“ beim Wort nehmen. Noch drei Wochen bis zur Internorga, entsprechend ging ein ähnliches Prozedere mit erhöhtem Zeitdruck von vorne los – inkl. einer zweiten Runde zur Vereinbarung von Presseterminen. Unser Engagement zahlte sich aus. Für die ersten drei Internorga-Tage konnten wir weitere 60 Termine verbuchen. Dann war es endlich da: das große Finale, auf das wir seit Monaten hingearbeitete hatten. Drei Tage lang wirbelten wir auf unseren Messeständen umher und präsentierten die Produkte unserer Kunden von ihrer besten Seite. Ziemlich platt, aber auch froh über die vielen tollen Gespräche und das nette Wiedersehen mit den Kollegen der Presse, stiegen wir am Sonntag Abend in Stuttgart aus dem Flieger.

Seit Montag sitzen wir nun wieder in Büro und kümmern uns um die Messenachbereitung. Und parallel natürlich wie schon die ganze Zeit über um unsere Kunden aus anderen Branchen. Trotzdem, irgendwie macht sich bei mir ein merkwürdiges Gefühl breit… Nach dem großen Showdown, auf den wir seit Monaten hingearbeitet hatten, ist es als ob jemand den Stecker gezogen hätte: Seltsam ruhig.