Die Nische ist klein, das Hauen und Stechen dementsprechend groß: Der Markt für PR-Software, die alle Prozesse im PR-Management unterstützt, ist überschaubar. Für uns als PR-Agentur ist es dabei entscheidend, ob und wie uns eine solche Lösung schneller und besser macht. Wir setzen hier seit Jahren auf das PR-Managementsystem PressFile, über das ein Marktbegleiter mir gegenüber kürzlich etwas arrogant urteilte: „PressFile hat den Anschluss längst verloren“. Ist das so? Wir meinen: Nein!
Plädoyer für die Einfachheit
Was macht eine gute PR-Software aus? Die Antwort ist sehr einfach: Man muss mit ihr arbeiten können, ohne sich mit ihr beschäftigen zu müssen. Das setzt voraus, dass sich der Workflow, wie er in der Lösung hinterlegt ist, am Arbeitsprozess einer PR-Agentur oder Presseabteilung orientiert und nicht an dem, wie sich ein Softwareentwickler diesen Workflow vorstellt. Das klingt zunächst trivial. Aber jeder von uns hat schon einmal die Erfahrung gemacht, dass Softwarelösungen alles andere als schlüssig in der Anwendung sind. Denn oft sind Entwickler recht weit vom Anwender entfernt, sie schreiben den Code, ohne die Praxis, die er abbilden soll, tatsächlich zu kennen. Schon hier unterscheidet sich PressFile fundamental von anderen Lösungen auf dem Markt. Denn sie wurde ursprünglich nicht nur im Auftrag, sondern in enger und direkter Zusammenarbeit mit dem damaligen Pressesprecher der New York Public Library entwickelt. Erst im zweiten Anlauf, nachdem der erste Ansatz komplett verworfen wurde, zeigte sich der zufrieden.
PR-Software ohne Vertun oder Verirren
Das damalige Grunddesign hat sich bis heute erhalten: Drei Bereiche in Spalten angeordnet sorgen für eine transparente Sicht auf die Daten: Links werden wahlweise die Presseverteiler, die Medien oder die eigenen News angezeigt. In der Mitte sind die gerade aktiv selektierte Kontakte aufgelistet. Und rechts erscheinen wahlweise die Adressdetails, die Schlüssel für die Klassifizierung oder die Kontakt- und Clipping-Historien bzw. die Verteilerzuordnung. Über Filterfunktionen können die Verteiler, die etwa für die aktuelle Presseaussendung relevant sind, mit ein paar Mausklicks zusammengestellt werden. Anschließend werden sie einzeln ausgewählt oder miteinander gemischt. Einzelne Kontakte hinzuzufügen oder für diese Aussendung herauszunehmen, funktioniert über das Markieren der jeweiligen Kontakte. Der zeitliche Aufwand, auf diese Weise auch ganz unterschiedliche Verteiler für eine Presseaussendung zu selektieren und zu kombinieren, liegt bei unter zwei Minuten*.
Veröffentlichen und verteilen in einem Arbeitsgang
Steht der (kombinierte) Verteiler folgt der zweite Schritt: Über den Punkt „Verteilen“ öffnet sich ein Popup-Fenster, über das die News, also beispielsweise die aktuelle Presseinformation erfasst wird. Dabei wird nicht nur der Text der Presseinformation zur Verfügung gestellt, sondern alle dazugehörigen Bilder und Dokumente sowie die Kontaktdaten des jeweils zuständigen Ansprechpartners: All das wird beim Hochladen in den PressFile Newsroom zu einem News-Objekt zusammengestellt. Interessierte Journalistinnen und Journalisten finden damit alles, was sie benötigen, an einem Ort.
PressFile unterstützt auch den personalisierten Versand: Jeder Adressat erhält „sein“ persönliches Mail mit einem eindeutigen Absender. Denn benutzt wird der jeweilige Account Des- oder Derjenigen, die für den Inhalt verantwortlich sind. Unter dem Reiter „Versand“, – gleich rechts neben „News“, wo gerade das Newsobjekt erzeugt wurde – kann dann der der komplette News-Text per Mausklick vollformatiert in das Mail übernommen werden. Und nicht nur der Text, sondern auch ein Link, der direkt zur News im Newsroom führt. Weitere Platzhalter unterstützen bei der Mail-Erstellung. Der zeitliche Aufwand für die Publikation der News und dem Versand in die Presseverteiler liegt bei unter drei Minuten*.
Lückenlose Historie
Die Kontakt-Historie, in der man nachvollziehen kann, wer was wann mit wem kommuniziert hat, füllt sich nach jedem Mail-Versand automatisch. Dabei wird der komplette Text des versandten Mails dokumentiert. Und dies weitgehend „revisionssicher“, denn der Text kann nicht mehr geändert werden (das Löschen bleibt allerdings möglich). Jeder Versand, auch wenn er an verschieden kombinierte Verteiler ging, bei den einzelne Kontakte hinzugefügt oder entfernt wurden, lässt sich über das Reporting 1:1 wiederherstellen, so dass man jederzeit auskunftsfähig ist, sei es in Sachen DSGVO oder auf Rückfrage des Chefs. Der Zeitaufwand für die Kontakthistorie liegt bei 0. Der Gesamtaufwand für die Publikation, den Versand und die Dokumentation einer Pressmitteilung bleibt damit bei fünf Minuten.*
Was PressFile noch und und was sie nicht kann
Wiedervorlagen, Verteilerpflege, einfache Auswertungen, das Management der Clippings – also der Veröffentlichungen – inklusive der optionalen Anbindung an eine Mediathek und der Option, die PDFs für den Pressespiegel per Mausklick zusammenzustellen, sind weitere Funktionen, die ähnlich einfach funktionieren wie die Publikation und der Versand. Damit ist sie ein flexibles Werkzeug, das alle mit den News und (Presse-)Kontakten verknüpften Arbeitsprozesse einfach und wirkungsvoll unterstützt.
PressFile ist jedoch kein Lieferant von Kontaktdaten, seien es Redaktionen, Blogger oder Influencer. Auch hier unterscheidet sich diese PR-Software fundamental von allen anderen PR-Lösungen auf dem Markt. PressFile geht davon aus, dass die Kontaktdaten ein ausgesprochen wertvolles Asset einer PR-Agentur oder Presseabteilung sind, welches man nicht aus der Hand geben oder gar mit anderen teilen sollte. Damit sind wir auch nicht abhängig von einem Anbieter und sollten wir eines Tages von PressFile genug haben, nehmen wir unsere Daten einfach mit. Nahezu alle anderen Anbieter von PR-Software bieten die Adressdaten integriert mit an. Man kann sie nutzen, aber nicht mitnehmen – auch ein Instrument zur Kundenbindung.
PressFile hat auch keine Schnittstellen zur Medienbeobachtung: Dafür gibt es hier zu viele und zu unterschiedliche Anbieter. Zudem hält sich der Aufwand für das Clipping-Management in der Regel im Rahmen, so dass sich der Zeitgewinn durch die automatische Übernahme in Grenzen hält – zumal hier Überprüfung und die korrekte Zuordnung zu Medien und Redakteuren und Redakteurinnen ohnehin immer anfällt.
Wir beobachten natürlich, was andere Lösungen können. Bislang hören wir aber immer wieder von PR-Kolleginnen und Kollegen, dass diese sperrig in der Bedienung, nicht transparent und wenig nachvollziehbar sind. Im Zweifel können die Systeme natürlich viel, viel mehr als unsere „kleine“ PressFile. Doch was nutzt das, wenn niemand diese Funktionalität nutzt, wie uns immer wieder berichtet wird. Und manch eine Agentur exportiert die Daten gar nach Excel, um für den Versand ganz andere Systeme zu nutzen, weil sie mit der eingebauten Funktionalität nicht klarkommen. Klar sind das immer nur Schlaglichter und persönliche Eindrücke, die nicht unbedingt verallgemeinert werden können. Aber in unserem wie im Sinne unserer Kunden sind wir, wie viele andere Anwender von PressFile auch, davon überzeugt, dass es wichtiger ist, dass es einfach sein muss, mit einer Software zu arbeiten.
PS: Die Press’n’Relations GmbH und ich halten die Mehrheit der Anteile an der PressFile Europe GmbH, ein Joint Venture mit der amerikanischen SmallCo, dem Erfinder von PressFile. Wir haben die webbasierte Version von PressFile im Jahr 2009 übernommen, nachdem wir bereits acht Jahre mit den Vorgängerversionen gearbeitet hatten, die heute unabhängig von unserer Version in den USA weiter genutzt und -entwickelt werden. Der Grund: Diese Lösung hat uns alle im Team überzeugt. Deswegen sorgen wir als Anwender dafür, das PressFile einfach und praxisgerecht bleibt. Denn wir wollen nicht die eine Lösung, die alles kann, egal ob die Funktionen sinnvoll in den Prozess passen oder nicht. Dafür stehen wir als Gesellschafter wie als Kunde.
*gilt für geschulte und geübte Benutzer.
