Es gibt Situationen im Berufsleben eines PR-Arbeiters, die je nach Temperament und Typ unterschiedlich aufgenommen und bewältigt werden. Dazu gehören das Warten auf Freigaben bei näherrückenden Deadlines, 75-dpi-Abbildungen von ca. 180 KB, Anrufe am Freitag ab 17:00 Uhr mit Beitragswünschen bis kommenden Montagmorgen oder Interview-Absagen. Ähnlich gelagerte Herausforderungen begegnen mir immer auf Messen, wenn es gilt, Pressegespräche oder -konferenzen zu organisieren und durchzuführen.
transport logistic, München, 4. Juni 2019
9:00 Uhr – Eintreffen am Messestand und Begrüßung aller Mitwirkenden. Alle Laptops funktionieren, die Präsentationen laufen und auf den übergroßen Monitoren zaubern die online übertragenen und anonymisierten Live-Daten eines großen Logistik-Unternehmens im Sekundentakt neue Listen, Diagramme und Kartenansichten. Wasser, Säfte und Kaffee stehen bereit.
9:15 Uhr – Das Vorgespräch mit dem Vertriebsleiter für Europa läuft dank seiner über 20 Jahre Branchenerfahrung und zahlreichen Kontakte mit Fachjournalisten schnell und reibungslos ab. Ich habe ein gutes Gefühl …
9:20 Uhr – Jetzt noch schnell einen Kaffee und nochmal die Unterlagen durchschauen. Visitenkarten liegen auch bereit. Das Warten beginnt.
9:22 Uhr – Langsam füllen sich die Gänge mit Besuchern. Ich schaue auf mein Smartphone: keine neuen E-Mails, keine Anrufe. Ich stelle es stumm, damit es nachher im Gespräch nicht stört. Ein anderer Vertriebsmitarbeiter zeigt mir die neuen deutschen Broschüren, die gestern noch druckfrisch angeliefert wurden.
9:25 Uhr – Ich wünsche mir, die Erfahrung und Gelassenheit des Vertriebschefs seien hochgradig ansteckend. Er scherzt mit Mitarbeitern, telefoniert und macht Termine aus, während ich versuche, mir die langsam spürbare Nervosität nicht anmerken zu lassen.
9:27 Uhr – Habe ich auch die Mobilnummer des Journalisten greifbar? Ich schaue in den Kontakten meines Smartphones nach. Ja, alles da. So könnte ich bei seiner Verhinderung oder Verspätung noch schnell per SMS einen Alternativtermin organisieren.
9:28 Uhr – Ich laufe am Messestand auf und ab, um mir die Beine zu vertreten. Irgendwo habe ich mal gelesen, dass Bewegung eine adrenalinabbauende Wirkung habe.
9:29 Uhr – Zurück am Stehtisch zurre ich zum achtundzwanzigsten Mal meine Krawatte zurecht, blicke mich umher, um möglichst frühzeitig den erwarteten Journalisten auf dem Gang zu entdecken, zurre die Krawatte zum neunundzwanzigsten Mal zurecht, blicke mich umher, um ….
9:30 Uhr – „Rechnen Sie nicht damit, dass Journalisten immer pünktlich sind“, sagt der Vertriebsleiter zu mir. Wirke ich jetzt tatsächlich schon so, dass er mich beruhigen muss? Jetzt mache ich diesen Job ja auch schon fast ein Vierteljahrhundert und weiß, wie anstrengend für Medienleute das Hin- und Herhetzen von einem Termin zum anderen auf Messen ist. Dennoch bin ich immer noch nah an Schwitzanfälllen, wenn sich das Eintreffen der Medienvertreter zu Eins-zu-eins-Gesprächen oder Pressekonferenzen verzögert.
9:31 Uhr – „Bin gleich da, Pressekonferenz ging etwas länger, sorry!“ – Die E-Mail rettet meinen ersten Messetag. Und tatsächlich …
9:32 Uhr – Eintreffen des Journalisten. Ich: „Schön, dass Sie es geschafft haben. Wie geht es Ihnen? Gut durchgekommen?“ Journalist: „Ja, Sie kennen das ja: Die Pressetermine liegen zeitlich ja oft enger zusammen als die Messehallen. – Schöner Messestand übrigens! Und wie geht es Ihnen? Alle Termine beisammen und organisiert?“ Ich: „Ja, aber natürlich – alles läuft wie immer: gaaanz entspannt.“
Das Gespräch beginnt, mein Ruhepuls pendelt sich ein.
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