Ein Grundproblem jeder Pressestelle ist sicherlich, dass ihre Größe umgekehrt proportional zu ihrer strategischen Bedeutung ist. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen sind es in der Regel nur ein bis zwei Mitarbeiter, die mit der Pressearbeit betraut sind. Deswegen besteht vielfach die Neigung, die Abläufe mit den zur Verfügung stehenden IT-Mitteln wie MS Excel oder Outlook abzudecken – letzteres gilt im Übrigen auch für viele PR-Agenturen. Die Folge: Ein integriertes Management von Presseverteilern und -kontakten lässt sich kaum aufsetzen, ganz zu schweigen von einem umfassenden Reporting über den gesamten Prozess der Pressearbeit – angefangen beim persönlichen Journalistenkontakt bis hin zum Clipping-Management. Redakteure sind weder Kunde noch Lieferant Auch ein CRM-System ist keine Lösung, denn die Ansprechpartner der Presseabteilung passen nicht so recht in die bestehenden Adresstöpfe. Sie sind weder Kunden noch Lieferanten und auch die Beziehungen zu den Redaktionskontakten unterscheiden sich grundlegend. Ein erster sinnvoller Schritt ist es deshalb, diese Ansprechpartner aus den bestehenden Software-Systemen herauszulösen. Danach gilt es, die wesentlichen Abläufe in der Pressearbeit abzubilden. Da ist auf der einen Seite das Verteiler- und Versandmanagement: Je nach Pressethema werden unterschiedliche Zielgruppen angesprochen, die sich jedoch nicht selten überschneiden – und dies mal mehr und mal weniger. Verteiler miteinander mischen und je nach Thema ad-hoc durch weitere Ansprechpartner ergänzen zu können, ohne dass man dafür jedes Mal einen neuen Verteiler aufbauen muss, ist in vielen Pressestellen noch reines Wunschdenken. Persönlich ist Pflicht Der Versand der Presseinformationen erfolgt heute in der Regel per E-Mail. Nicht nur der Anstand, sondern auch die im Einsatz befindlichen Spam-Filter gebieten es hier, dass jede Mail als personalisierte Einzel-E-Mail und über eine erkennbare Absenderadresse – im Idealfall die des Pressesprechers – versandt wird. Jede Aussendung muss zudem automatisch in der Kontakthistorie erfasst werden, damit nachvollzogen werden kann, welche Informationen der einzelne Journalist wann und von wem erhalten hat. Aber auch die direkten Redaktionskontakte sollten in dieser Kontakthistorie protokolliert werden können, so dass das Projekt auch für andere Team-Mitglieder im Urlaubs- oder Krankheitsfall nachvollziehbar ist. Clipping-Management gehört dazu Daneben ist auch die Erfolgskontrolle ein wesentlicher Faktor der Pressearbeit. Zudem sollte das Clipping selbst in Form einer PDF-Datei hinterlegt sein, damit der gesamte Vorgang vollständig archiviert ist. Ideal ist hier die Integration in ein Media Asset Management, in dem neben den Veröffentlichungen auch die zahlreichen weiteren Mediendateien, wie etwa Pressefotos, Audio- oder Video-Dateien, Präsentationen oder ähnliches verwaltet und verteilt werden können. Trotz der strategischen Bedeutung der Pressearbeit müssen die entsprechenden Software-Lösungen aber auch wirtschaftlich sein. Denn wie eingangs festgestellt, sind Presseabteilungen, aber auch viele PR-Agenturen in der Regel nicht groß. Dafür ein eigenes IT-Projekt aufzusetzen, wäre kaum vertretbar. Deswegen sind webbasierte Standardprodukte, die sich problemlos und ohne Aufwand für die IT-Abteilung einsetzen lassen, sicherlich eine bedenkenswerte Alternative, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Denn der Benutzer benötigt lediglich einen Web-Browser, um mit dieser Anwendung arbeiten zu können. Dadurch ist es auch problemlos möglich, Home-Office-Arbeitsplätze zu integrieren oder mobil zu arbeiten, etwa um Informationen auf einer Presseveranstaltung zu erfassen. Wir haben mit der PressFile ein solches System seit Jahren im Einsatz und können bei Bedarf gerne unsere Erfahrungen weitergeben.