Messe-Pressearbeit: Timing ist das A und O

Die E-world 2018: 2,5 Tage, 11 Kunden, 30 Presseeinzelgespräche, 1 Pressekonferenz und 1 Presserundgang. Diese Messe hat es einfach in sich. Vor allem, da sich die Mehrzahl der Pressegespräche auf zwei Kunden konzentrierte – auf die Wilken Software Group und auf GWAdriga (und damit auf mich). Dumm war dabei zudem, dass die Messestände der beiden Unternehmen an den entgegengesetzten Enden der Messe in Halle 3 und 6 aufgebaut waren. Aber auch die anderen Kunden waren schön verteilt: Wilken PRO in Halle 1, AKTIF Technology in Halle 2, ProCom, Contigo und Compello in Halle 3, Meine-Energie in Halle 6 und die cronos Unternehmensberatung neben Halle 3 im Kongresszentrum. Dazu kamen mit dem EDNA Bundesverband Energiemarkt & Kommunikation e.V. und der Blockchain-Initiative Energie zwei Institutionen, die mit mehr als 40 Mitgliedern auf der Messe vertreten waren (und teilweise von uns am Aufbautag mit Mitgliedstafeln für den Messestand versorgt werden mussten). Ein planerische wie logistische Herausforderung!

1. Übersicht schaffen:
Bei einer solchen Messe muss schon die Terminplanung als konzertierte Aktion ablaufen. Statt vieler Einzelschreiben versenden wir deswegen eine gesammelte Einladung, die eine Übersicht über alle Themen unserer Kunden enthält. Das erleichtert nicht nur uns das Leben, auch die Redakteure können sich so viel einfacher einen Überblick verschaffen, was sie auf der Messe erwartet.

2. Konzentriert nachfassen:
Auch die telefonische Nachfassaktion läuft über nur einen Schreibtisch – in diesem Falle über den des Kollegen Uwe Taeger. Seine Aufgabe: Die jeweiligen Termine mit einem Redakteur möglichst so zu terminieren, dass wir mit ihm von Stand zu Stand gehen können. Je mehr Termine wir in Folge haben, desto einfacher ist das Zeitmanagement später auf der Messe vor Ort.

3. Keine Wunschtermine:
Grundsätzlich gilt: Kundentermine lassen sich auf einer Messe nur sehr schwer zuverlässig steuern. Die Presseleute takten dagegen ihre Termine im Halbstunden-Rhythmus und erscheinen (zumindest auf der E-world) relativ pünktlich auf den Messeständen. Es empfiehlt sich also, sich zunächst am Terminplan des Redakteurs zu orientieren, denn dessen Termine können nicht so einfach verschoben werden. Da aber der Kunde im Zweifelsfall immer vorgeht, ist es sinnvoll, für die Pressegespräche ein mehrköpfiges Team einzuplanen. So kann die Besetzung flexibel gehandhabt werden. Ist der Kollege A gerade vergeben, übernimmt Kollege B oder C.

4. Disziplin, Disziplin, Disziplin:
Das Halbstundenraster ist einzuhalten, denn sonst ergeben sich kaskadierende Verspätungen. Das bedeutet nicht nur Stress für uns, sondern vor allem für die Redakteure. Deswegen sollten die Themen, die besprochen werden, ebenso klar definiert sein, wie die Dauer des Gesprächs. 25 Minuten sind das absolute Maximum, weniger ist hier oft mehr. Legt man die Termine in Folge und hat dann auch die Wegzeiten im Auge, muss der Redakteur dies nicht tun. Das trägt zu einer entspannteren Gesprächsführung bei. Und wenn dann am Ende ein paar Extra-Minuten übrig sind, kann man sich der Dankbarkeit des Gesprächspartners gewiss sein.

5. Noch mehr Disziplin:
Eine ganz besondere Herausforderung ist eine Veranstaltung wie der Presserundgang des EDNA-Bundesverbands Energiemarkt & Kommunikation e.V.: Drei Praxisthemen, präsentiert auf drei Ständen von EDNA-Mitgliedsunternehmen – und genau eine Stunde Zeit. Hier kommt es schon auf das richtige Briefing an. Jedem Gastgeber muss klargemacht werden, dass er exakt zehn Minuten für die Präsentation hat und weitere fünf für die Nachfragen. Dieser Rundgang fand in diesem Jahr bereits zum zehnten Mal statt – wie immer mittwochs von 15 bis 16 Uhr. Und auch dieses Jahr konnten wir den Zeitrahmen exakt einhalten, obwohl die Tour mit dem Pressetross über drei Hallen ging.

6. Ohne Team geht es nicht:
Trotz aller Vorbereitung und Planung: Es lassen sich nie alle Termine logistisch und zeitlich optimal legen. Darum muss bei dieser Kundenzahl ein mehrköpfiges Team vor Ort präsent sein – in diesem Jahr waren das Rebecca Hasert, Ralf Dunker und ich. Damit steht bei allen Überschneidungen und kritischen Terminen immer jemand am Stand parat, um den Journalisten zu begrüßen und die Zeit zu überbrücken, bis der jeweilige Gesprächspartner zur Verfügung steht.

Beachtet man all diese Punkte, dann steht einer perfekten Messe-Pressearbeit nichts mehr im Wege. Stressig bleibt es dennoch – und auch anstrengend. Man darf zwar beim Pressegespräch selbst immer sitzen. Aber auf den Wegen zwischen den Terminen kommen schon einige Kilometer zusammen. Bei mir waren es in diesem Jahr am Ende rund 30, angefühlt haben sie sich wie 60.