Und plötzlich hat es zoom gemacht. Seit einem Jahr hat sich unsere Arbeitswelt im Berliner Büro von Press’n’Relations ziemlich verändert. Statt auf Messen zu gehen, Kunden vor Ort zu treffen oder Workshops zu organisieren, bewegen wir uns hauptsächlich im virtuellen Raum. Wir zoomen, skypen oder teamsen – und das meistens auch von zu Hause aus.

Ungewohnt und eine neue Erfahrung ist für uns vor allem, Workshops online zu organisieren. Insbesondere deshalb, weil unsere Veranstaltungen bis vor einem Jahr eins gemeinsam hatten: in einem Raum eine PR-Strategie zu entwickeln sowie voneinander und miteinander zu lernen, Fragen zu stellen, etwas auszuprobieren und gemeinsam ein PR-Konzept zu erarbeiten. Ob das alles auch online klappt, konnte keiner von uns vorhersagen. Nach zwölf Monaten können wir aber sagen, es funktioniert – und das sogar ganz gut.

Damit ein Online-Workshop erfolgreich ist, gilt es wichtige Punkte zu beachten:

1. Vorbereitung

Eine gründliche inhaltliche Vorbereitung ist selbstverständlich auch bei einem Online-Workshop essenziell. Dazu gehört eine klare Definition der Zielgruppe. Wen möchten Sie ansprechen und vor allem welche Botschaft möchten Sie vermitteln? Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um diese Fragen zu beantworten. Denn danach können Sie ihr Material und Ihren Vortrag ausrichten, ohne in fragende Blicke der Teilnehmer blicken zu müssen und ohne zu langweilen.

Teilnehmer des Online-Workshops „PR und Social Media für Logistiker“

2. Technik kennen und lernen

Die beste inhaltliche Vorbereitung ist nichts wert, wenn die Technik streikt. Deshalb sollten Sie sich im Vorfeld genau überlegen, welche Software Sie nutzen und vor allem, wie man sie bedient. Nichts ist unangenehmer während einer Präsentation, als nicht zu wissen, wie man seinen Bildschirm teilt oder Mikrofone stumm stellt. Dabei ist es in jedem Fall hilfreich, im Vorfeld ausgiebig zu üben. Wenn Sie die Technik sicher beherrschen, können Sie sich auch problemlos auf Ihren Inhalte konzentrieren.

3. Workshop-Agenda entwickeln

Konzepte einer Live-Präsentation lassen sich nicht eins zu eins in den virtuellen Raum übertragen, selbst wenn die Inhalte die selben sind. Sie benötigen ein anderes didaktisches System. Gestalten Sie den Workshop abwechslungsreich, indem Sie zwischen kurzen Präsentationen und interaktiven Formaten abwechseln. Dabei helfen Audio- ebenso wie Videoformate. Seien Sie kreativ und nutzen Sie Bilder, Grafiken und Statistiken. Achten Sie jedoch weiterhin auf den Fokus ihrer Botschaft.

Präsenzveranstaltungen sind im Vergleich zu Online-Workshops noch immer besser, aber derzeit leider nicht möglich. Hier unser Berliner Niederlassungsleiter Bruno Lukas. (Quelle: Nina von Imhoff)

4. Pausen

Bauen Sie mehr Pausen als bei Präsensveranstaltungen ein. Gerade online ist unsere Aufmerksamkeitsspanne deutlich geringer als bei einem Präsenztermin. Nach einer Stunde empfiehlt es sich, mindestens 15 Minuten offline zu gehen. Von Ganztagesveranstaltungen vor dem Bildschirm ist generell abzuraten. Spannungen oder Stimmungslagen sind online schwer zu erfassen. Sie merken nicht unbedingt, wenn ein Teilnehmer wegdämmert, deshalb halten Sie sich möglichst kurz und knackig und überfrachten Sie die Teilnehmer nicht mit endlosen Tabellen oder Monologen.

5. Kommunikationsregeln

Zu Beginn eines Workshops sollten Sie mit den Teilnehmern die Kommunikationsregeln besprechen. Es kann sehr anstrengend werden, wenn alle gleichzeitig und durcheinander reden. Diejenigen, die sprechen möchten, sollten dies entweder im Video oder mithilfe eines Chat-Tools signalisieren. Achten Sie darauf, die teilnehmenden Personen aktiv miteinzubeziehen und dass niemand zu lange spricht. Das ermüdet irgendwann den kompletten Workshop. Hierbei spielt auch die Teilnehmerzahl eine Rolle. Halten Sie deshalb den Kreis der teilnehmenden Personen bewusst klein. Umso leichter sind die Kommunikation und das Klären von Missverständnissen und Problemen. Empfehlenswert sind rund acht Personen.

Fazit

Nach einem Jahr im virtuellen Raum können wir ohne weiteres sagen, dass diese Form der Workshops funktioniert. Online-Seminare bieten den Vorteil, Wissen fachgerecht zu vermitteln – ohne, dass wir und auch die Teilnehmer dabei viel reisen müssen. Das spart Zeit, Geld und schont natürlich auch die Umwelt. Allerdings vermissen wir die Präsenzveranstaltungen doch schon sehr. Erfahrungen, Einschätzungen und Analysen direkt auszutauschen, ist einfach unschlagbar.