Ein kleiner Guide für Social Media Guidelines

Viele Unternehmen tummeln sich inzwischen in den Social Media und suchen dort mehr oder weniger erfolgreich den Dialog mit verschiedenen Zielgruppen. Dabei sind sie grundlegend auf diejenigen angewiesen, die auch schon vor digitalen Zeiten das Aushängeschild für jeden Betrieb waren: die Mitarbeiter. Die eine Hälfte ermutigt sie daher, fleißig mitzuposten,
-liken und -diskutieren. Die andere sperrt kontraproduktiverweise Facebook und Co. auf den Dienstrechnern und erwartet, dass die Mitarbeiter in ihrer Freizeit mitmachen. Doch egal, wie genau man das handhabt, eines darf auf gar keinen Fall fehlen, und das sind sinnvolle Social Media Guidelines. Sie helfen dem Mitarbeiter nicht nur dabei, sich als Angestellter des Unternehmens sicher durchs Netz zu bewegen, sondern auch als Privatperson (denn selbst wenn das Unternehmen nicht in den Social Media präsent ist, der Mitarbeiter ist es vermutlich schon). Was passieren kann, wenn das nicht der Fall ist, habe ich hier schon einmal kurz angerissen. Heute soll es aber darum gehen, was Social Media Guidelines beinhalten und wie sie gestaltet sein sollten.

Inhalt von Social Media Guidelines: Die Pflicht

Wie genau Sie die folgenden Punkte formulieren möchten, bleibt natürlich Ihnen überlassen. Die folgenden Aussagen sollten Sie aber in der einen oder anderen Weise abdecken.

• Eine kurze Einleitung: Warum ist das Unternehmen in den Social Media vertreten? Auf welchen Kanälen? Welche Ziele verfolgt es damit? Erläutern Sie zudem, was Sie von den Mitarbeitern wollen. Erklären Sie, dass Sie auf Ihre Unterstützung angewiesen sind und sich freuen würden, wenn sie auf den Unternehmensseiten mitmachen. Auf freiwilliger Basis natürlich.

• SoMe während der Arbeitszeit: Erläutern Sie die firmeninterne Regelung. Idealerweise können die Mitarbeiter vom Betriebsrechner aus zugreifen, wenn sie schon mitmachen sollen. Weisen Sie aber auch kurz darauf hin, dass sich das in Grenzen halten soll. Es nützt Ihnen ja nichts, wenn die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit auf Facebook verdaddeln und die Arbeit liegenbleibt.

• Verhaltensregeln:
  • Grundsätzlich sollte man im Netz nichts tun oder sagen, was man im echten Leben nicht auch vor einer großen Menge an Menschen tun oder sagen würde. Denn alles, was einmal online ist, ist auch nach langer Zeit noch auffindbar und mit den eigenen Profilen verlinkt. Hat der Mitarbeiter das Unternehmen offiziell als Arbeitgeber angegeben, fällt das entsprechend auch auf das Unternehmen zurück. Legen Sie Ihren Mitarbeitern also nahe: Lieber einmal mehr nachdenken, bevor man postet, als einmal zu wenig. Muss das Partyfoto von letzter Nacht wirklich auf Facebook? Und kann ich mir den bissigen Kommentar in einer öffentlichen Gruppe nicht doch sparen?
  • Keine Interna: Vertrauliches bleibt vertraulich und hat im Netz nichts verloren.
  • Transparenz 1: Mitarbeiter sollten sich in Diskussionen mit dem/um das Unternehmen immer als Mitarbeiter zu erkennen geben.
  • Meinung kennzeichnen: Die Mitarbeiter sollten stets klarmachen, dass sie als Privatperson handeln und nicht für das Unternehmen sprechen. Das gilt vor allem, sobald das Unternehmen, die Branche o.Ä. Thema sind, auf Facebook genauso wie im persönlichen Blog (hier sollte gleich ein Disclaimer enthalten sein, der den Blog als persönlich outet). Zudem müssen Fakten und Behauptungen deutlich zu unterscheiden sein.
  • Transparenz 2: Die Quellen, die ein Mitarbeiter für die Angabe von Fakten nutzt, müssen immer ersichtlich sein.
  • Schutz der Privatsphäre: Persönliche Daten sollten nie auf der Pinnwand, in Gruppen o.Ä. gepostet werden!
  • Höflich, ehrlich, respektvoll: Kommunikation im Netz sollte immer diese Eigenschaften haben.
  • Keine rechtswidrigen Inhalte: Darunter fallen auch Fotos ohne Bildrechte, geteilte Inhalte ohne Erlaubnis etc.

• Ansprechpartner: Wer ist im Unternehmen für Social Media zuständig – und wen können die Mitarbeiter im Zweifel fragen? Wen sprechen Sie an, wenn Sie eine Idee für „offizielle“ Posts haben?

Inhalt von Social Media Guidelines: die Kür

• Eine Übersicht über die Social Media Kanäle inklusive einer kurzen Einordnung ausgewählter Kanäle im Sinne von Schwerpunkten (Bild, Video, Kurznachrichten …), Besonderheiten (Textbeschränkungen o.Ä.), Möglichkeiten und Stolpersteinen.

• Ein Glossar zu wichtigen Begriffen, Fachchinesisch – und zum Schmunzeln.

Und sonst noch?

• Bitte vermeiden Sie es, Ihre Social Media Guidelines in Textwüsten zu verwandeln. Lassen Sie sich ein pfiffiges, CD-konformes Design einfallen, das die Mitarbeiter auf den ersten Blick anspricht. Auch Online-Versionen kann man gestalten! Alternativ sollten sie sehr reduziert und auf den Punkt sein (z.B. eine Kurzversion, die nur die Verhaltensregeln enthält, Beispiel: Datev).

• Schreiben Sie, als wenn sie es den Mitarbeitern persönlich erklären würden. Keine Schachtelsätze, kurz und bündig.

• Form: Wichtig ist, dass die Mitarbeiter auf jeden Fall etwas in der Hand haben. Gestalten Sie beispielsweise eine kleine Broschüre, die Sie mit der Gehaltsabrechnung verschicken. So stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter die Social Media Guidelines auch tatsächlich erhalten hat. Zusätzlich sollten die Guidelines online im Intranet o.Ä. verfügbar sein, zum Beispiel als PDF zum Download und als Video.