Ein Jobwechsel innerhalb einer bestimmten Branche verhilft einem oftmals zu anderen Aus- und Einsichten. So ging es zumindest mir, als ich nach einem knappen Jahrzehnt als Redakteur vor mehr als zwei Jahren in die PR-Branche gegangen bin. Während ich bis dato quasi auf der „guten“ journalistisch-redaktionellen-investigativen Seite des Schreibtischs saß (meine Kollegen lachen gerade laut), fand ich mich danach auf der „dunklen“ Marketing-getriebenen Seite der Macht wieder (jetzt schauen sie – wie passend – etwas böse). Wenigstens dachte ich das vorher, da ich im Laufe der Zeit doch so die eine oder andere negative Erfahrung mit PR-Agenturen gemacht hatte – Anwesende natürlich ausdrücklich ausgeschlossen (jetzt ist wieder alles gut)! Jedenfalls haben mich die Erfahrungen von beiden Seiten des Schreibtischs zu folgendem Text inspiriert: Die Do’s  and Don’ts in der Kommunikation mit Journalisten und Redakteuren. Los geht’s mit der … Kommunikation im Allgemeinen Mit Grauen denke ich an die PR-Agentur zurück, die mich per Telefon zunächst darauf vorbereitete, dass sie mir jetzt gleich eine Pressemitteilung schickt, gefolgt von einem weiteren Anruf einen Tag später, ob ich die Meldung denn schon erhalten hätte. Wiederum 24 Stunden später wollte sie zu guter Letzt wissen, ob und wann und wo die Meldung denn erscheinen wird. Meine Begeisterung war groß. Ziemlich genau 30 cm im Durchmesser, wenn ich die Maße meines damaligen Papierkorbs noch richtig in Erinnerung habe. Das lag aber nicht nur am Prozedere, sondern vor allem am … Newsgehalt der Meldung Journalisten und Redakteure sind generell an zwei Dingen interessiert: Neu muss die Information sein oder exklusiv – am liebsten beides. Denn das Interesse einer Redaktion wird nur durch die Inhalte definiert. So leid es mir auch tut, aber eine neu designte Homepage als Hauptinhalt einer Pressemitteilung gehört nicht dazu, selbst wenn es für Sie und Ihr Unternehmen einen Meilenstein bedeutet. Zum Stolperstein entwickeln sich auch inflationäre verwendete Phrasen im Einleitungstext, wie „weltweiter Marktführer“ oder „globaler Anbieter von Lösungen für usw.“, die Ihnen jeder Redakteur gnadenlos herausstreichen wird. Denn jedes Unternehmen ist irgendwie Marktführer in seinem Bereich. Das stellt kein Alleinstellungsmerkmal dar. Was ich damit sagen will: Versuchen Sie, den Aktualitätsgehalt Ihrer Meldung mit den Augen eines Lesers zu sehen, der Sie unter Umständen vielleicht noch nicht kennt. Finden Sie die Inhalte und Themen, die sie einzigartig machen und die interessant sind. Nutzen Sie die Chance, Nischen zu besetzen und darüber bekannt zu werden. Apropos „kennen“: Oftmals wird der erste Eindruck über eine Meldung schon vor dem Öffnen der Mail im Posteingang nachhaltig negativ geprägt, darum achten Sie unbedingt auf das … Aussehen Ihrer Mail In fast allen gängigen Mail-Programmen gibt es die Funktion, eine Mail mit „hoher“ Priorität/Dringlichkeit zu versenden – das ist in etwa das Pendant zu einem übereifrigen Schüler, der „Ich weiß, ich weiß, Frau Lehrerin!“ ruft und antworten will, obwohl er noch nicht dran ist. Diese Funktion hat sicher irgendeine Daseinsberechtigung – nur fällt mir keine ein. Womöglich existiert diese überhaupt nicht, denn Mail ist kein Echtzeitkommunikationsmittel. Sie können eine „wichtige“ Mail zwar sofort verschicken, wissen aber in der Regel nicht, wann diese beim Empfänger ankommt und zu welchem Zeitpunkt sie gelesen wird. Und Hand aufs Herz: Wenn etwas wirklich wichtig ist, dann beschleunigt ein Telefonanruf den Vorgang – bitte unter Beachtung der ersten beiden Punkte – eher als alles andere, was zum Beispiel auch für jeglichen BETREFF IN VERSALIEN gilt. Einigen wir uns bei diesen beiden Punkten einfach auf ein doppeltes No-go. Sollten sie diese Ratschläge beherzigen und den Mauszeiger nun frohgemut Richtung „Versand“ bewegen, dann halten Sie noch einen Moment inne, denn … Vorsicht beim Mail-Versand Selbst wenn Ihre Mail – unter Hunderten weiteren im Posteingang – die Aufmerksamkeitshürde des Redakteurs genommen hat und er sie öffnet, fällt er manchmal gleich wieder in den kalten Wassergraben des „An:“-Felds. Es kommt immer wieder vor – erst letzte Woche bei meiner Kollegin –, dass im Adressatenfeld nicht nur die eigene, sondern das komplette Who-is-who der Branche zu finden ist. Von A bis Z werden dort feinsäuberlich alle Mailadressen aufgelistet. Das ist nicht nur aus datenschutzrechtlichen Gründen bedenklich, sondern auch aus inhaltlichen. Gerade die Bedeutung von Mails mit „exklusivem“ Inhalt wird dadurch ad absurdum geführt, da sie offensichtlich inflationär an alle Medien des Markts verschickt werden. Tipp: Nutzen Sie besser gleich eine professionelle Lösung (wie sie hier beschrieben wurde) oder schicken Sie die Mail einfach an sich selbst und packen den Mailverteiler in das „BC:“-Feld. Das erspart Ihnen eine Menge Scherereien, von einer dauerhaft schlechten Reputation in Markt ganz zu schweigen. Was es bei der Kommunikation zwischen Journalisten und PRlern noch zu beachten gibt, lesen Sie morgen im zweiten Teil des Artikels.