Von Boards, Listen, Karten und Fristen

Die Vielfalt an Themen, Kunden, Aufgaben und Denkmodellen ist für einen eingefleischten PR-Berater Segen und Fluch zugleich. Der Segen: Die zur Verfügung stehende Arbeitsenergie ist nicht auf ein zentrales Thema beschränkt und so ist es nahezu ausgeschlossen, dass mich mein Berufsleben langweilt. Zu manchen Jahreszeiten, wenn sich alles knubbelt, könnte man schon fast von einem Abenteuerland sprechen. Es gibt keinen Tag, der dem anderen gleicht. Mir gefällt’s.
Das digitale Taschentuch
Leider wird der gemeine PR-Berater auch von dem Fluch verfolgt, ja nichts vergessen zu dürfen. Selbstverständlich gibt es wiederkehrende Arbeitsvorgänge, die sich transparent planen, durchdenken und protokollieren lassen. Doch ein Großteil aller Aufgaben ist nur schwer von A bis Z zu takten. Ein Klassiker: Texte, die aufgrund verzögerter Freigabeprozesse eine gefühlte Ewigkeit in der Korrekturschleife kreisen, laufen Gefahr, in Vergessenheit zu geraten. Viele meiner Kollegen haben riesige mentale Taschentücher, an denen sich die Knöpfe wie Perlen an der Schnur reihen.

Die ToDo-Liste
In analoger Form manifestieren sich diese Taschentücher als Post-it-Zettel, die den Arbeitsplatz vieler Kollegen bunt dekorieren. Mithilfe von PC und Mac digitalisieren wir die „Bäbber“ (Achtung Mundart) in ToDo-Listen. Produktivitätssteigernde Apps wie Wunderlist & Co. verwalten unsere Aufgaben, visualisieren Notizen, verweisen auf Abgabetermine und Team-Mitglieder und lassen sich bequem in Kundenlisten sortieren. Als glühender Verfechter dieser Helferlein gehörte das Öffnen meiner ToDos-App bis vor kurzem zu den ersten Handgriffen des Tages.

Von der Aufgabe zum Prozess
Trotz vieler Vorteile, hat diese Art des Aufgabenmanagements einen entscheidenden Mangel: Sie visualisiert nur die Aufgabe, nicht die vor- und nachgelagerten Prozesse. Wünschenswert wäre doch ein zentrales Dialogfenster, in dem alle Tätigkeiten in Kombination mit den korrespondierenden Arbeitsprozessen dargestellt werden … Äh, was? Also: Eine Liste mit allen Ideen zu einem Kunden/Projekt/Thema. Eine Liste mit allen Texten, die ich gerade bearbeite und eine mit eingeplanten Themen, eine weitere Liste mit allen Texten in Freigabe und eine mit allen freigegebenen Berichten, die zum Versand eingeplant werden müssen und und und.

So hätte ich einen gebündelten Blick auf alle Aufgaben und deren Arbeitsstatus. Also ein kleines Prozess Management System. Gibt es nicht? Doch, gibt es und es heißt TRELLO. Gefunden habe ich dieses Werkzeug in einem Beitrag über 60 clevere Marketing-Werkzeuge: https://blog.bufferapp.com/buffer-marketing-tools

TRELLO – ein kurzer Überblick
Jenseits der Marketing-Webseite des Software-Herstellers https://trello.com/home sei an dieser Stelle gesagt: Das Werkzeug ist eigentlich kein Werkzeug, sondern eine Methode. Mithilfe von sogenannten Boards, Listen und Karten lässt sich jeder Prozess organisieren, der diese Bezeichnung verdient. Sie wollen ein Haus renovieren? Bingo. Eine Messe muss organisiert werden oder ein Vertriebsprozess klar strukturiert? Doppel-Bingo.

In meinem Fall handelt es sich um PR-Aufgaben. Jeder Kunde bekommt „sein eigenes“ Trello-Board, in welchem ich mittels unterschiedlicher Listen verschiedene Prozessstationen visualisiere: Ideen, in Planung, in Arbeit, in Freigabe, Versandplanung, Erscheinungsplanung, Projektrechnungen etc. Gemeinsam mit meinen definierten Team-Mitgliedern (manchmal sogar zusammen mit meinem Kunden) greife ich von jedem Standort und zu jeder Zeit auf meine webbasierten Boards zu.

Das kollaborative Befüllen der Listen funktioniert über Karten. Jede Karte steht für eine Aufgabe bzw. eine Idee oder ein Thema – von Pressemeldungen, Fachartikeln und Case Studies über Messen und Events bis hin zu Konzepten und organisatorischen Tätigkeiten. Für eine detaillierte Beschreibung stehen mir unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Dazu gehören unter anderem Checklisten, Anhänge aus anderen Systemen und Apps, Fristen oder auch Kommentare (von mir und/oder Team-Mitgliedern) sowie farbliche Visualisierungen. Ist eine Aufgabe erledigt, ändert sich der Prozessstaus, indem die entsprechende Karte einfach via Drag & Drop in eine andere Liste verschoben wird. Ein Aktivitätsprotokoll dokumentiert dabei alle Arbeiten transparent und lückenlos. Und so weiter und so fort.

Was soll ich sagen? Ich kann jedem nur empfehlen, einmal in die Trello-Welt einzutauchen. Aber Vorsicht: Man zerlegt sich schnell einen halben Arbeitstag, weil man sofort damit beginnt, sein Leben zu organisieren.

In diesem Sinne, frohes Karteln

Monika Nyendick