PR-Kickoff: Wie aller Anfang einfach geht

Am Anfang einer jeden Zusammenarbeit mit unseren Kunden steht ein PR-Kickoff. Schließlich müssen wir wissen, wovon wir reden, wenn wir die Inhalte unserer Kunden spannend und vor allem glaubhaft über die unterschiedlichen Kanäle transportieren wollen. Um diese PR-Kickoffs möglichst effizient und effektiv umzusetzen, haben wir ein eigenes Vorgehensmodell entwickelt und auf Basis jahrelanger Erfahrungen aus völlig unstrukturierten Meetings einen äußerst strukturierten Ansatz entwickelt.

Online oder Offline?

Spätestens in den Corona-Jahren mussten wir einen Weg finden, um ein PR-Kickoff auch online durchführen zu können. Wichtig war bei der Auswahl eines Tools, dass es mehr bietet als eine simple PowerPoint-Präsentation. Denn auch online musste es möglich sein den Neukunden direkt und intensiv in den Dialog einzubinden, der für einen erfolgreichen Workshop unverzichtbar ist. Gleichzeitig musste die Lösung auch im Offline-Kickoff einsetzbar sein. Und egal ob offline oder online: Die Ergebnisse des Workshops sollten digital zur Verfügung stehen und sofort weiterverarbeitbar sein.

Die Lösung: Das Online-Whiteboard

Über einen Kunden-Workshop zur Neupositionierung, der von einer Marken-Agentur durchgeführt wurde, lernten wir miro kennen. Vom Grundsatz her ist miro ein Whiteboard, wie wir es aus unzähligen Meeting-Räumen kennen. Der große Unterschied: Bei miro muss kein Blatt abgerissen oder umgeblättert werden. Denn das miro-Whiteboard ist nach allen Seiten scrollbar. Mutmaßlich auch unendlich, aber das haben wir noch nicht ausprobiert.

Zunächst ist miro aber auch nur ein weißes Blatt Papier, dass es zu füllen gilt. Um die Arbeit zu erleichtern, bringt miro zahlreiche Vorlagen für die unterschiedlichsten Einsatzzwecke mit, etwa für das Produktmanagement, Engineering, UX & Design oder Brainstorming bis hin zur Möglichkeit, komplexe MindMaps aufzubauen. Unglücklicherweise fehlte dabei die Prozessschablone für das ideale PR-Kickoff (zumindest für das, wie wir es uns vorstellen).

PR-Kickoff Marke Eigenbau

Mit miro ist es kein Problem, sich eigene Bausteine für ein strtuturiertes PR-Kickoff zusammenzustellen. Wichtig dabei ist es, sich zunächst klar zu werden, welche Fragen man in welcher Reihenfolge klären möchte. Wir haben uns hier für ein „waagerechtes“ Vorgehen entschieden, also ganz klassisch von links nach rechts. Andere bevorzugen eine vertikale Aufteilung oder Spalten nebeneinander bzw. untereinander. Miro gibt da wie gesagt nichts vor, denn das Whiteboard ist ja nach allen Seiten im Prinzip unendlich scrollbar.

Nach Titel- und Teamkarte starten wir mit der Agenda und der Abfrage der Facts & Figures, also zentraler Punkte wie Gründungsdatum, Mitarbeiterzahl, Umsatz, Anzahl und Verteilung von Standorten und weiterer wichtiger Basisinformationen und Kennzahlen. All das fließt später in den Unternehmensabbinder unter jeder Presseinformation, in dem Redakteurinnen und Redakteure den schnellen Überblick zu einem Unternehmen suchen und finden sollten.

Teil 2 widmet sich der Positionierung: Was sind die Stärken und Schwächen des Unternehmens, seiner Produkte oder Dienstleistungen? Wer sind die Wettbewerber? Was sind die Alleinstellungsmerkmale. Anschließend durchleuchten wir das Portfolio, nach den „Runnern“ oder Neuheiten. Wir fragen nach, welche Probleme unser Kunde für seine Kunden besonders gut löst, aber vor allem auch, wo er seinen Kunden dabei hilft, besser zu werden. Schließlich wollen wir wissen, wie der ideale Kunde aussieht. Das hilft auch dabei, die Zielbranchen möglichst differenziert zu definieren. Das ist nötig, damit wir später entsprechend passgenaue Presseverteiler aufbauen zu können.

Anschließend erfolgt die Analyse der bisherigen Unternehmenskommunikation: Wie werden Kunden heute auf uns aufmerksam? Welche Mittel nutzen wir bereits, um Kunden auf uns aufmerksam zu machen? Schließlich schauen wir uns die bestehenden Leuchtturmkunden an und fragen, wo der Kunde in fünf Jahren sein will. Nach diesem eher großen Plan schärfen wir am Ende unseren Blick und legen den Marschplan für die kommenden zwölf Monate fest inklusive aller absehbaren Meilensteine wie Produktvorstellungen, Messen oder ähnlichem. Klingt einfach? Ist es auch!

Pluspunkt Interaktion

Das Schöne an miro ist, dass es durch und durch interaktiv ist. Die Kommunikation per Bildschirmkamera und Mikrofon ist integriert und via Webbrowser bedienbar. Wer es lieber direkt auf dem Rechner mag, kann sich auch die entsprechende App auf den Rechner laden. Die Inhalte werden gemeinsam erarbeitet: Wir arbeiten dabei gerne mit digitalen Kärtchen, die jeder Teilnehmer des PR-Kickoffs selbst ausfüllen und auf dem Whiteboard platzieren kann. Jeder Teilnehmer erhält dazu einen Cursor, der mit seinem Namen beschriftet ist. So kann jeder auch gleich nachvollziehen, was der andere meint und tut. Aber auch wenn die Teilnehmer lieber klassisch vorgehen – „alle reden, einer schreibt“ – ist das problemlos machbar.

Es geht einfacher, schneller und ist weniger anstrengend …

… so lautet das Fazit nach dem ersten Jahr des Einsatzes als PR-Kickoff-Tool. Die Workshops dauern inzwischen meist nur noch die halbe Zeit und die Ergebnisse stehen sofort digital zur Verfügung. Damit können wir auch sofort in die PR-Arbeit starten. Inzwischen haben wir miro auch für ganz andere Zwecke im Einsatz, vom Pitch bis hin zu unserem internen Projekt „PnR reloaded“. Aber das sind ganz andere Geschichten …