Beziehungspflege oder Kontaktpflege: PressFile

Ich muss heute mal über eine besondere Beziehung reden, die zu meinem liebsten Tool für die Medienarbeit. Alles begann vor neun Jahren, als ich mit meinen Kommilitonen bei der depak in Berlin über die Verwaltung von Kontaktdaten gesprochen habe. Sie alle waren in Pressestellen oder Agenturen beschäftigt und arbeiteten mit Excel-Listen. Was wurde ich beneidet, als ich erklärte, wie das bei Press’n’Relations läuft. Denn schon damals war dort die Software PressFile im Einsatz. Bei den meisten meiner Mitstudierenden hat sich an der Arbeitsweise bis heute nichts geändert – bei mir zum Glück auch nicht. Denn PressFile ist bei mir täglich im Einsatz und für mich das nützlichste Tool überhaupt. Ich bin kein Freund komplizierter Anwendungen. Wenn ich nicht schnell verstehe, wie etwas funktioniert, habe ich ehrlich gesagt auch kaum Lust, es zu benutzen. Bei PressFile war es sozusagen Liebe auf den ersten Klick. Und dabei kann die Software weit mehr, als Redaktionskontakte zu verwalten. Ich baue mir in wenigen Minuten den für meine Pressemitteilung passenden Verteiler. Das bedeutet: Nur die Journalisten, die das Thema wirklich betrifft, erhalten die Meldung in einer personalisierten E-Mail. Ein unpersönliches „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist bei uns schon lange Geschichte. Jeder Kontakt wird zudem automatisch gespeichert, ich kann also immer prüfen, ob, wann und mit welchem Thema dieses Mitglied der Redaktion beliefert wurde – und von welchen Press’n’Relations-Mitarbeitern. Wir ordnen den Kontakten nicht nur Schlüsselwörter zu, sondern hinterlassen bei Bedarf auch Anmerkungen wie beispielsweise: Ist nur vormittags im Haus. Dann wissen auch die Kollegen, wann man diesen Kontakt erreicht – oder auch nicht. Aus Pressemitteilungen generiert man ja im besten Fall viele Veröffentlichungen. Die hinterlege ich in Form von Scans dann ebenfalls gleich beim Kontakt. Besonders geschmeidig wird es dann, wenn ich für meinen Kunden ein Clipping erstelle. Denn ganz gleich, ob es sich um die Veröffentlichungen eines Monats oder Jahres handelt: Den Report zu erstellen dauert kaum länger als zehn Sekunden. Über eine Schnittstelle zu unserem Mediamanagement Amid PR sind die Clippings dort hinterlegt, so dass ich meinem Kunden nur eine Mail mit dem Clipping-Report und einen Download-Link zu den Scans schicke. Ach, manchmal kann die Arbeit so einfach sein. Über das Tool Amid PR schreibt bestimmt noch einer meiner Kollegen. Falls nicht, übernehme ich das – zu Amid PR habe ich nämlich eine ähnlich gute Beziehung.