Vom Segen und Fluch der digitalen Post

Vor 30 Jahren und acht Tagen wurde in Deutschland die erste E-Mail empfangen, ganz exakt am 3. August 1984, 10:44 Uhr. Da sagen wir doch mal: Glückwunsch zum Jubiläum! Auch wenn es dann noch ein wenig gedauert hat, bis die neue Form der Kommunikation die deutschen Unternehmen flächendeckend eroberte – in unserem PNR-Team hat knapp die Hälfte der Mitarbeiter schon gar keinen Arbeitsalltag ohne E-Mail mehr erlebt. 

Auch ich – Jahrgang 1981 – gehöre zur „elektronischen“ Generation. Meinen ersten E-Mail-Account habe ich mit Antritt des Studiums eingerichtet. Naja, vielmehr seitens der Uni aufgezwungen bekommen. Schnell folgte jedoch die Anmeldung bei GMX fürs Privatvergnügen – und damit war ich, selbst 15 Jahre nach besagter erster bundesdeutscher E-Mail, noch lange Zeit einer der „Early Adopter“ in meinem familiären Umfeld. Dafür konnte ich meine einschlägige Erfahrung über viele Jahre als Sekretärin meiner Mama vertiefen. Wie oft hallte der Satz durchs Wohnzimmer: „XY hat mich grad am Telefon gefragt, ob seine E-Mail angekommen ist (sorry an all die Journalisten, die gerade ein Déjà-vu haben). War wohl schon vor drei Wochen. Können wir da bitte gleich mal schauen, also sofort!?“ Dies bedeutete im Klartext: Ich schlappte in Echtzeit ins Arbeitszimmer meiner Eltern und rief mit neugierigen Blicken im Nacken die Mails ab. Natürlich war ich dann auch diejenige, die im Auftrag meiner Mama und nach Diktat die Mail beantwortete. Schließlich ginge das bei mir ja viel schneller und sie verklicke sich eh immer…… Das haben wir aber inzwischen seit geraumer Zeit im Griff, zumal ich mit fortschreitendem Studium auch nicht mehr ganz so regelmäßig zu Hause war und sie schon selbst aktiv werden musste, um die aktuellen Urlaubsschnappschüsse der Kollegin umgehend betrachten und kommentieren zu können …

So würde es wohl aussehen, wenn wir die E-Mails, die an einem einzigen Tag am PNR-Standort Ulm eingehen, ausdrucken würden – was wir natürlich nicht tun, schließlich sind wir ja EMAS-zertifiziert.

Aber bevor ich abschweife, zurück zum eigentlichen Thema: Denn neben den privaten Erfahrungen wusste ich spätestens seit Praktika und Ferienjobs in Unternehmen, dass mich die digitale Post im Laufe meines Lebens viel, viel Zeit kosten würde. Tatsächlich könnte ich mir heute in meiner geschäftlichen Mailbox auch ein Bett aufstellen. Obwohl es dann ganz schön eng werden würde bei den vielen Mails. Da kommen an guten Tagen schon mal 200 Stück zusammen, wobei ehrlicherweise ein nicht geringer Anteil auf Newsletter, Werbung oder Spam entfällt. Ich weiß, bei der Anzahl schlagen viele noch die Hände über dem Kopf zusammen und beneiden mich. Redakteure haben mir schon von über 1.000 Elektrobriefen täglich berichtet – dem Pressemitteilungsversand per E-Mail sei Dank. Nichtsdestotrotz gibt es keinerlei Zweifel daran, dass der Posteingang Dreh- und Angelpunkt des täglichen Bürodaseins ist. Fällt beispielsweise der Server aus, stehen meist alle Räder still. Rien ne vas plus.

Wer hätte dies geahnt, als damals am 3. August die erste E-Mail bei Prof. Michael Rotert einging?

In diesem Zusammenhang bin ich gerade auf die Studie „Arbeitswelten im Wandel“ der AKAD-Hochschulgruppe von Oktober 2013 gestoßen. Danach verbringen zwei Drittel der insgesamt über 2.000 befragten Berufstätigen bis zu zwei Stunden täglich mit der Bearbeitung von E-Mails. Gerade die Hinweise zum Eingang einer neuen Mail über Pop-ups oder Symbole in der Taskleiste haben dabei nicht selten entscheidendes Störpotenzial – eine Erkenntnis, die ich aus dem eigenen Erleben heraus durchaus bestätigen kann. Schließlich will man doch nur mal schnell schauen, was da wieder reingekommen ist. Dabei hatte eine frühere Studie unter Microsoft-Mitarbeitern bereits ergeben, dass es durchschnittlich 15 Minuten kostet, nach einer solchen Ablenkung wieder zurück in die vorherige Aufgabe zu finden. Und mit dem Feierabend ist laut AKAD-Ergebnissen noch lange nicht Schichtende am digitalen Postschalter: Zwei Drittel der Befragten gaben an, dass sie ihre Mails auch außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit abrufen. Und das sogar mit guten Gefühl, denn knapp die Hälfte der Antwortenden hält es für vorteilhaft, dank ständiger Erreichbarkeit in direktem Kontakt mit den Kollegen/Geschäftspartnern/Kunden zu stehen. Japp, Treffer, versenkt. Geht mir auch so. Besonders spannend finde ich jedoch die Ergebnisse bei der Frage, wie die Teilnehmer den täglichen Umgang mit E-Mails empfinden. 64 Prozent antworten „zeitsparend“, 61 Prozent „effizienzsteigernd“, 36 Prozent „belastend“ und 35 Prozent „ablenkend und störend“.

Hossa! So wie es aussieht, bin ich also nicht die einzige, die eine Art Hassliebe zu unserem Jubilar aufgebaut hat. So stressig es manchmal mit E-Mails ist, es geht nicht mehr ohne sie. Man muss sich halt nur arrangieren. Und wenn es wirklich mal zuviel wird: Die Computerwoche-Redaktion hat hier – ganz am Ende des Artikels – einige wertvolle Überlebensregeln zusammengestellt. Achja: Es lohnt sich durchaus, dem kompletten Beitrag Aufmerksamkeit zu schenken.

In diesem Sinne ende ich mit Faustregel Nummer 1: Verschicke nie mehr Nachrichten pro Tag als du selbst erhalten möchtest.