Bis vor einem Jahr hatte ich ehrlicherweise noch nicht viel Ahnung von Pressekonferenzen. Die meisten waren mir oberflächlich aus der Politik oder dem Profi-Sport bekannt. Vor allem „PKs“ zu Fußball-Themen, so habe ich das Gefühl, laufen immer nach demselben Schema ab. Weil ich Fußball aber sowieso aus meinem Leben ausschließe – es gibt wenig, was mich persönlich noch weniger interessiert – kenne ich mich da auch einfach nicht aus. Unsere Professorin im Studium versuchte dann im dritten Semester uns dieses wichtige Werkzeug der Öffentlichkeitsarbeit näher zu bringen. Also sollten wir im Rahmen eines Planspiels eine „PK“ für ein großes Kurierunternehmen organisieren und durchführen.
Das Planspiel
In meinem Studiengang (Crossmedia-Redaktion/Public Relations) gibt es zwei Vertiefungsrichtungen: Journalismus und PR. Die Aufgabe der PRler war es die „PK“ zu planen und unsere KommilitonInnen der verschiedenen, im Vorhinein zugewiesenen, Medien einzuladen. Die Vorbereitungen sind dabei nicht zu unterschätzen. In einem riesigen Trello-Board mit 20 Leuten wurden To-Do‘s verteilt, wie zum Beispiel Presseeinladung schreiben, Recherche zum Thema und Unternehmen, Reden schreiben, Auf- und Abbau oder Brezeln kaufen und Kaffeemaschine auftreiben. Innerhalb von zwei Wochen stellten wir ein kleines Event auf die Beine, dessen Ablauf reibungslos funktionierte. Selbst kritische Fragen mancher Medien im Anschluss konnten unsere Redner mit Bravour beantworten.
Bezug zur Praxis
Hier zeigt sich mal wieder: Solch praxisnahe Aufgaben bereiten einen auf die Realität vor. Gleich in meiner ersten Woche im Praxissemester bei Press’n’Relations zahlte sich die Übung aus, da eine Pressekonferenz zu einem wichtigen regionalen Thema bevorstand. Die meisten organisatorischen Vorbereitungen waren bereits getroffen, bevor ich anfing. Es stand aber noch die Einladung der Journalisten über die hauseigene Verteiler- und Kontakt-Datenbank „PressFile“ sowie eine Informationsveranstaltung für teilnehmende Unternehmen bevor. Am Tag der PK selbst waren mein Chef, Uwe Pagel, und ich frühzeitig vor Ort, um an einer Location unter freiem Himmel zu helfen Stehtische aufzubauen, Mikrofone einzurichten und die Journalisten zu begrüßen, um ihnen Pressemitteilungen auszuhändigen. Der Ablauf war gut getaktet, das Event nicht zu lang und es konnte nach den Reden noch gezielt auf Fragen eingegangen sowie O-Töne aufgezeichnet werden.
Mein persönliches Fazit: Auch wenn es mal Themen gibt, die einen auf den ersten Blick eher weniger ansprechen, so ist man doch automatisch daran interessiert, wenn man sich gründlich vorbereitet und recherchiert hat sowie selbst bei der Durchführung beteiligt ist. Vielleicht würde sich meine Einstellung zu Fußball ja ändern, wenn ich persönlich mit in die Prozesse hineingezogen würde? Um den Blog-Post abzurunden, teile ich nun meine Learnings in Form von fünf wertvollen Tipps für eine gelungene Pressekonferenz mit den Lesern.
5 Tipps für eine gelungene PK
- Umfangreiche Recherche
Neben den Informationen zum Auftraggeber und der Thematik an sich, ist es wichtig, detailliert zu recherchieren. Durch diese gezielte Vorbereitung kann auch auf kritische Anschlussfragen sicher reagiert werden. Dabei hilft es potenzielle Fragen vorzubereiten und sich auch die Antworten zurechtzulegen. - Organisatorische Vorbereitungen
Nach dem Versenden der Presseeinladungen folgen die konkreten Vorbereitungen vor Ort. Wie viele Stühle und/oder Tische werden benötigt? Wie sieht die Raumgestaltung aus? Welche Technik wird benötigt? Ist das Event ausgeschildert und gut erreichbar? - Moderation gibt Struktur
Ein guter Moderator verleiht dem Ablauf eine Struktur und vermeidet peinliches Schweigen oder eine falsche Weitergabe zum nächsten Redner. Mit einer offenen Art und dem Talent vor Publikum zu reden, kann ein Moderator sogar eine frische Abwechslung zu den informativen Reden darstellen. - Keine zu langen Reden
In der Kürze liegt die Würze. Klar, das wichtigste muss gesagt werden, jedoch sollte der offizielle Teil nicht länger als 30 Minuten in Anspruch nehmen. Davon sind 20 Minuten für die jeweiligen Beiträge und 10 Minuten Zeit für Fragen eingeplant. Danach können die Journalisten noch gezielt einzelne O-Töne sammeln. - Speis und Trank
Wenn es die Location und das Setting der PK zulässt, freuen sich die Journalisten, wenn sich um ihr leibliches Wohl gekümmert wird – ja, theoretisch gehen sie sogar davon aus – und dabei steht Kaffee ganz oben auf der Liste!
Diana Mühlberger
