Messen, Pressekonferenzen, Hintergrundgespräche in kleiner, aber feiner Runde sowie allerlei andere persönliche Begegnungen mit Medienvertretern gelten seit jeher als das Salz in der Suppe des PR-Alltags. Aber was ist damit in Corona-Zeiten? Nicht viel, um ehrlich zu sein. Es bleiben also meist nur zwei Möglichkeiten: Entweder die Telefon- und E-Mail-Brühe der täglichen Routinen ungewürzt verdauen oder nach Alternativen Ausschau halten. Option zwei ist dabei sicher der bessere und spannendere Weg, schließlich geht es ja ganz ungeachtet der virologischen Gesamtsituation immer noch darum, Neuigkeiten und Themen an den Mann oder die Frau zu bringen und dabei idealerweise in irgendeiner Form aus der Masse der Informationsflut hervorzustechen.
Best Practices weiterspielen
Not macht bekanntlich erfinderisch und so wurde in der Zusammenarbeit mit unserem langjährigen Kunden WatchGuard Technologies die Idee des virtuellen Pressefrühstücks geboren. Ausgangspunkt war eine vergleichbare Initiative unserer portugiesischen PR-Kollegen im globalen WatchGuard-Team, die mit dem Konzept bei „ihren“ lokalen Journalisten sofort auf offene Ohren trafen. Zugegeben, anfangs regte sich eine gewisse Skepsis in mir. Schließlich waren in den letzten Monaten unter anderem die Versuche von Messeveranstaltern, den üblichen Präsenzevents einen digitalen Anstrich zu verpassen, kläglich gescheitert. Die Atmosphäre einer wuseligen Messehalle oder auch eines Kamingesprächs ist nun mal nicht in einer Videokonferenz einzufangen. Im Hinblick auf das Angebot des Pressefrühstücks wurde ich jedoch schnell eines Besseren belehrt.
Erfolgsfaktoren für physische Presse-Roundtable gelten auch im virtuellen Raum
Um mich vorher abzusichern, fühlte ich zunächst bei einigen der befreundeten Redakteure nach, was sie grundsätzlich von einem solchen Format halten. Dieser erste Griff zum Telefon war dabei natürlich nicht ganz so „spontan“. Klar hatten wir vorher bereits intensiv überlegt, mit welchem Aufhänger die Medienvertreter am besten abzuholen sind, und auch das interne Brainstorming zum gewünschten Podium sowie dem inhaltlichen Aufbau war schon weit vorangeschritten – eben genau wie bei der Organisation physischer Pressegespräche auch. Und siehe da, der Plan ging sofort auf. Bereits nach der ersten Skizzierung der Idee war das Interesse auf der redaktionellen Gegenseite geweckt. Diese Erfahrung setzte sich auch im weiteren Verlauf der Einladungsaktion nahtlos fort. Bei keinem der angesprochenen Journalisten stieß das Angebot auf Ablehnung, allein terminliche Überschneidungen führen dazu, dass nicht alle am Ende teilnehmen konnten.
Spannende Inhalte mit dem besonderen Extra
Da Webkonferenzen im Zuge von Corona mittlerweile für alle Beteiligten zum Alltag gehören, markierte die Suche nach einem besonderen Akzent für die Veranstaltung für uns die Kür. Der Teil des „Frühstücks“ beim „virtuellen Pressefrühstück“ lässt sich nun mal nicht digitalisieren, von Bits und Bytes allein wird man kaum satt. Und die Erfahrung der Vergangenheit hat bereits oft genug gezeigt, dass ein ansprechendes Catering auch bei Präsenzveranstaltungen ein nicht zu unterschätzender Faktor ist. Von daher galt es, den virtuellen Informationsaustausch mit einer „greifbaren“ Nahrungsmittelversorgung zu kombinieren. Und hier hatte das Virus auch endlich mal was Gutes: Denn spätestens seit dem Lockdown ist ja so ziemlich alles online erhältlich. So gibt es im Internet inzwischen nicht zuletzt eine breite Auswahl an Dienstleistern, die den Versand von Snack-Boxen für genau solche dezentralen Zusammenkünfte übernehmen. Entsprechend erreichte die Teilnehmenden bereits einige Tage zuvor ein Paket mit allerlei Köstlichkeiten zur kulinarischen Untermalung.
Neues Werkzeug im PR-Baukasten
Alles in allem kann die Premiere dieses Konzepts schon jetzt als Erfolg verbucht werden – ohne die genaue Ausbeute der Berichterstattung bereits zu kennen. Von minimalen technischen Tücken abgesehen, konnte die Zoom-Konferenz überzeugen – und zwar auf allen Seiten. Es war vor allem sehr schön, so viele Gesichter mal wieder in einer solchen Runde vereint zu sehen – ein Anblick, der viel zu lange gefehlt hat. Und auch Rückmeldungen wie „vielen Dank für die interessante Runde“ oder „das Format hat mir sehr gut gefallen“ von der Journalistenseite sprechen klar dafür, dass dies wohl nicht der letzte virtuelle Presse-Roundtable für und mit Press’n’Relations war.
