Die turbulenten Coronazeiten haben auch die etablierten PnR-Kommunikationsrituale durcheinandergewirbelt. Unser bislang zweiwöchentlicher Jour fixe zur montäglichen Mittagsstunde findet nun fast ausschließlich auf digitalem Wege statt. Zum Einsatz kommt Microsoft Teams, worauf ich in meinem heutigen Blogeintrag etwas näher eingehen werde.
Vom analogen zum digitalen Jour fixe
Als eingeschworene Anwender von Apple Soft- und Hardware fiel die Entscheidung ausgerechnet für eine Kommunikations-Software von Microsoft eher aus der (Corona)-Not heraus. Denn bislang fanden die PnR-Jour fixes folgendermaßen statt: Die Ulmer versammelten sich um die Familienpizzen, während die Kollegen aus Berlin und Wien über die integrierte Nachrichten-App auf einem MacBook oder iPad zugeschaltet waren. Dieses wurde dann herumgereicht, damit die Kollegen auch jeden (inklusive Essen) zu Gesicht bekamen 🙂
Dann kam Corona und mit dem Virus ging ein Großteil des PnR-Teams ins Homeoffice. Fürs Jour fixe musste eine Lösung gefunden werden. Denn der Sprung von bislang drei bis vier externen Gesprächspartnern auf bis zu knapp 20 ließ sich mit den vorhandenen Apple-Bordmitteln nicht wie angedacht umsetzen. Zudem war geplant, den Jour fixe künftig wöchentlich stattfinden zu lassen.
Ausgerechnet…Microsoft?
Zufällig kamen wir bereits Anfang März über einen Neukunden in Berlin zum ersten Mal mit Microsoft Teams in Kontakt. Bei diesem ist die Software als Standard-Tool für alle Besprechungen im Standard gesetzt. Die ersten Jour fixes via Audio- und Videochat mit Teilnehmern aus ganz Deutschland sowie Österreich liefen damit absolut problemlos. Da bei PnR ohnehin alle bereits Microsoft Office 365 benutzen und damit über einen Microsoft Account verfügen, lag der Wechsel nahe.
Nach kleineren Anlaufschwierigkeiten – wie fehlenden Account-Passwörtern zur Erstanmeldung, dem Zurechtfinden in MS-Logiken/-Begrifflichkeiten und der recht umständlichen „Gast“-Integration der Kollegen aus Berlin, München sowie Wien – folgten die ersten Tests. Am 23. März war es dann soweit: Das IT-Mini-Projekt „Jour fixe from Homeoffice via MS Teams“ ging mit allen Beteiligten live und lief zur allgemeinen Überraschung bereits beim Debut reibungslos. Sowohl die Audio- wie auch Videoqualität waren stets ausreichend. Die Software blendet immer vier Teilnehmer mit Bewegtbild ein und schaltet automatisch um, sobald jemand spricht. Dadurch ist ein manuelles Eingreifen kaum notwendig. Interessant und vor allem im Homeoffice nützlich ist auch die Funktion, den Hintergrund weichzeichnen zu können – bevor Bemerkungen zum Design der Tapeten und der Sauberkeit von Vorhängen sowie den Spinnweben in den Ecken kommen 😉
Ein steiniger Weg
Eine Woche später, am 30. März, wurden dann zuvor festgestellte Schwächen ausgemerzt: Ab sofort werden alle von Anfang an stummgeschaltet und nur derjenige darf sprechen, der gerade dran ist. Der Grund: Aufgrund der hohen Mikrofonempfindlichkeit war jedes Papierrascheln oder sonstige Hintergrundgeräusche zu hören. Dadurch sprangen manchmal unbeabsichtigt Personen ins Bild, die eigentlich nichts zu sagen hatten. Soweit, so gut? Nein, Kritik gab es aber auch: Vor allem auf der Organisations- und Verwaltungsseite zeigt MS Teams Defizite. So intuitiv und selbsterklärend, wie wir es von Apple gewohnt sind, ist da kaum etwas. Deswegen waren wir wirklich froh, dass seit Kurzem eine Slack-Integration zur Verfügung steht. Über den einfachen Befehl /teams-calls bei einer Person oder Gruppe steht in Slack sofort ein Button für MS Teams zur Verfügung. Hier gibt es weitere Informationen dazu: https://slack.com/app-pages/teams-calls.
Effizienzgewinn dank Funktionsverzicht
MS Teams war übrigens nicht unsere erste Wahl. Wir hatten uns zuerst Zoom angesehen. Allerdings besteht dort in der Free-Version ein 40-Minuten-Limit. Das Programm schied daher schon aus, bevor die teils haarsträubenden Sicherheitsmängel bekannt wurden. Auf dem Mac verwendet Zoom zur Installation zudem Malware-Tricks, außerdem wurden ungefragt Daten an Facebook übertragen. MS Teams ist natürlich auch nicht frei von Kritik: Der sprunghafte Anstieg der Nutzerzahlen zwang die Plattform einige Male in die Knie. Zudem zeigen sich bei der Skalierbarkeit der Cloud-Dienste von Microsoft erste Schwächen. Wir benutzen MS Teams nur für Audio- und Video-Chats, für andere ist es ein „perfektes Werkzeug, um Effizienz zu vernichten“. Das tun wir uns dann doch nicht an 😉
