Noch schwebt das Damoklesschwert namens Corona über uns. Die Stadt Ulm und der Landkreis Neu-Ulm haben sich auf der Corona-Landkarte wieder orange eingefärbt, ebenso wie München, während Berlin noch dunkelgrau ist. Viele Kolleginnen und Kollegen sind aktuell im Urlaub – ob in einer Krisenregion oder nicht, das kann sich täglich ändern. Einfluss auf unsere Arbeitsfähigkeit hat das keine, denn schon im März waren wir in der Lage, von einem auf den anderen Tag ins Homeoffice zu wechseln. Denn wir haben die wichtigen Prozesse in unserer täglich PR-Arbeit bereits seit längerem digitalisiert. Hier ein kleiner Überblick über den Stand der Digitalisierung bei Press’n’Relations:

PressFile, die PR-Software aus der Cloud

Kontakte sind das wichtigste Kapital einer PR-Agentur. Damit wir von überall her Zugriff auf diese Daten haben, setzen wir schon seit Jahren auf die PR-Software PressFile, die wie als Software-as-a-Service (SaaS) nutzen. Diese Lösung deckt viele der Kernprozesse in unserer täglichen Arbeit ab. Neben dem Adressmanagement können wir hier differenzierte Presseverteiler aufbauen, miteinander kombinieren und so in sehr kurzer Zeit Pressemitteilungen zielgruppenscharf verteilen – als personalisierte Einzelmails versteht sich. Alle Presseaussendungen werden in der Kontakthistorie dokumentiert, ebenso wie alle Veröffentlichungen, die wir für unsere Kunden erzielen. Das sogenannte Clipping Management verfügt über eine Schnittstelle zur unserer Mediathek AMID PR. Dort werden die Veröffentlichungen als PDF abgelegt. Auf Knopfdruck können wir so Pressespiegel oder Clipping-Reports zusammenstellen. Entwicklung und Vertrieb dieser Lösung, die ursprünglich einmal für die New York Public Library entwickelt wurde, liegen inzwischen in den Händen unserer Tochterfirma PressFile Europe, ein Joint Venture mit der US-amerikanischen SmallCo, die sich weiterhin auf die FileMaker-Version dieser PR-Software konzentriert. PressFile wird übrigens in einem deutschen Rechenzentrum gehostet, das allen Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit genügt. 

Die Belege fließen ebenfalls digital

Nicht ganz so lange wie auf PressFile setzen wir im Belegfluss auf digitale Werkzeuge: Hier haben wir erst im vergangenen Jahr ein Workflow-System namens Flowwer eingeführt. Der Vorteil: Die Lösung ist extrem einfach in der Bedienung: Neue Workflows – beispielsweise zur Freigabe von Eingangsrechnungen – sind mit ein paar Mausklicks eingerichtet. Und auch die Freigabe und Übermittlung der Belege an das Datev-System unseres Steuerberaters DER SANDBERG erfolgt auf Knopfdruck. Dort sind dann alle Belege revisionssicher archiviert. Das spart Arbeitszeit, Papier und Stauraum.

Stabile und sichere VPN-Anbindung über die WatchGuard-Firebox

Rechnungen schreiben, nach Dokumenten suchen, neue Dokumente auf den Server laden: all dies funktioniert dank der VPN-Anbindung auch im Homeoffice reibungslos. Auch diese Technologie nutzen wir seit Jahren. Für den sicheren Zugriff und den Schutz vor fremden Angriffsversuchen sorgt dabei eine Firebox unseres Kunden WatchGuard. Sie steht quasi als Wächter zwischen unserem Agentur-Netzwerk und dem Internet.

Digitale Zeiterfassung mit mite

Die meisten Kunden betreuen wir ja im Rahmen einer Pauschalvereinbarung. Doch es ist oft auch sinnvoll, Arbeitszeiten, die für Kunden und Projekte aufgewendet werden, separat zu erfassen. Dafür verwenden wir schon seit Jahren die webbasierte Lösung mite. Auf dieses Werkzeug ist ausgesprochen einfach in der Bedienung: Kunden und Projekte sind via Webbrowser schnell angelegt, die Zeiterfassung kann sowohl durch Eingabe als auch per Stoppuhr durchgeführt werden und zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten machen die Berichterstattung gegenüber dem Kunden sehr simpel.

Trello, Meistertask & Co.

Digitale Projekträume machen eine transparente Themen- und Aufgabenplanung möglich. Die Plantafel an der Wand mit farbigen Papierkärtchen wurde dafür in die digitale Welt übertragen. Die Ergebnisse heißen Trello oder Meistertask (ein deutscher Anbieter, der die Lösung auch in Deutschland hostet). Ihnen gemein ist, dass Themen und Aufgaben in Form elektronischer Karten in Spalten einsortiert und Personen zugeordnet werden. Damit ist der aktuelle Bearbeitungsstatus für alle Beteiligten transparent nachvollziehbar. 

Slacken, das WhatsAppen für Profis

Sehen, wer gerade ansprechbar ist, Ferngespräche über Einzel- oder Gruppenchats: Für diese Art der Kommunikation setzen wir auf Slack. Der Vorteil: Die Benutzergruppen sind geschlossen und vor externen Zugriffen geschützt. Inzwischen setzen auch einige unserer Kunden auf diese Lösung, so dass wir uns mit ihnen jederzeit direkt austauschen können, ohne dass dafür E-Mail-Arien gestartet werden müssen.

Zu guter Letzt: Teams, Zoom und Co.

Wie alle anderen Corona-gebeutelten Unternehmen haben auch wir gelernt, über Video-Konferenzen zu kommunizieren. Welches System das beste ist? Das kann ich gar nicht sagen. Hier richten wir uns ganz nach unseren Kunden, die je nach Vorliebe ihrer IT auch auf Go-to-Meeting, Skype oder ganz andere Lösungen setzen.

Alles Online? Nicht ganz …

Natürlich haben auch wir im März nahezu das gesamt PnR-Team vom einen Tag auf den anderen ins Homeoffice verlegt. Inzwischen ist das Homeoffice aber nur noch eine Option. Denn der direkte und persönliche Austausch funktioniert nach wie vor besser, wenn man sich in die Augen schauen kann – auch mit 1,5 Meter Abstand. Und der Zuruf über Schallwellen ist ebenfalls irgendwie direkter als digital. Also arbeiten wir nun in der Regel wieder direkt in der Agentur und versuchen, alle Vorsichtsmaßnahmen bestmöglich einzuhalten. Nichtsdestotrotz können wir auch in Zukunft sofort wieder umschalten, denn die Hausaufgaben in Sachen Digitalisierung haben wir längst erledigt. Auch als kleines Dienstleistungsunternehmen ist das nicht schwer.