Es mag für Sie jetzt ein kleiner Schock sein, deswegen mache ich es kurz und schmerzlos: Heute ist bereits der 6. Dezember und damit Nikolaus. In zweieinhalb Wochen ist Weihnachten. Kurz danach geht das Jahr zu Ende. Ich weiß nicht, ob es Ihnen im Moment so geht wie Paulchen Panther 
und mir: Irgendwie kommen Termine wie diese immer so … überraschend. Zwar sind bestimmte Ereignisse – etwa Geburts- und Hochzeitstage, gesetzliche Feiertage oder Messen – schon länger im Voraus bekannt und natürlich im Kalender eingetragen. Aber das heißt es ja nicht, dass man sie wirklich eingeplant hat. Auf einmal ist es dann „5 vor 12“ und es muss schnell gehen. Mein heutiger Blog-Beitrag dreht sich daher um das Thema „Termine in der PR“ – für Print, Web und Social Media sowie Messen und Veranstaltungen.
Print – besser zu früh als zu spät melden
Den Mediaten der Verlage sei’s gedankt: Die Erscheinungstermine und Redaktionsschlüsse der Fachpublikationen für das kommende Jahr sind meist schon seit September/Oktober bekannt. Das erleichtert nicht nur unseren Kunden die Mediaplanung in Bezug auf Anzeigen, sondern auch uns die frühzeitige Abstimmung (und Besetzung) der (uns wichtigen) redaktionellen Inhalte. Dabei gilt zu beachten, dass der Redaktionsschluss nicht der Stichtag ist, an dem der Kontakt mit dem zuständigen Ansprechpartner aufgenommen werden sollte. Dann ist es nämlich in der Regel meistens schon zu spät. Das besagte Datum stellt vielmehr den Abgabetermin für Texte dar, die am besten vier bis sechs Wochen vorher vereinbart wurden. Wer früher dran ist, hat hier mehr Chancen. Denn der Platz in Print-Medien ist begrenzt.
Oftmals wird der endgültige Seitenumfang der Magazine und Zeitschriften sogar erst im Rahmen des Strukturplans – wenige Wochen vor dem Erscheinungstermin – festgelegt, wenn sämtliche redaktionellen Inhalte vorliegen und das Anzeigenvolumen bekannt ist. In Zeiten schwindender Mediabudgets kann es aber durchaus vorkommen, dass ein vereinbarter Text dann doch nicht erscheint, weil das Anzeigenaufkommen den eigentlich vorgesehenen Umfang nicht rechtfertigt. Unter anderem deswegen sichert übrigens kein Redakteur im Vorfeld die Veröffentlichung eines redaktionellen Beitrags zu. Auf der anderen Seite kommt es aber auch vor, dass ein kurzfristiger Bedarf besteht und sich die Redaktion bei uns meldet. Etwa, weil ein Artikel nicht geliefert wurde oder eine Seite aus einem anderen Grund frei wurde. Dann ist es hilfreich, einen passenden Text in der Schublade zu haben, den man – Sie ahnen es – bereits im Vorfeld rechtzeitig erstellt und noch nicht für eine Veröffentlichung eingeplant hat.
Web und Social Media – je schneller, umso besser
Bei aktuellen Online-Inhalten fürs Web und in den Social Media gilt die Devise „Raus damit“. Gerade diese Medien leben von einer quasi Echtzeit-Berichterstattung, besonders auf Messen und Veranstaltungen. Aber auch die Kerninhalte von Pressemitteilungen können begleitend über diese Kanäle verbreitet werden. Angereichert mit passenden Hash-Tags gehen sie dann auch nicht so schnell im Strom der unterschiedlichen Timelines unter. Für die punktgenaue Veröffentlichung in den Social Media kommt bei uns Hootsuite zum Einsatz. Damit lassen sich die Inhalte Tage und Wochen im Voraus geplant zu bestimmten Uhrzeiten verschicken.
Messeteilnahme als Aussteller – laaaaange Vorlaufzeiten sind die Regel
Ähnlich wie bei den Print-Medien stehen die Termine für Messen bereits lange im Vorfeld fest. Viele Magazine richten den Themenplan ihrer Magazine und Fachzeitschriften dementsprechend darauf aus. Deswegen gelten auch hier die Vorgaben hinsichtlich der zeitlichen und inhaltlichen Vorläufe. Für redaktionelle Inhalte, die im Rahmen eines Messeauftritts mitgebucht wurden, etwa ein Messe-Postfach, eine News im Messe-Newsletter und -Katalog usw., sind die Vorgaben aus den Ausstellerunterlagen maßgeblich.
Achtung: Die Vorlaufzeiten dafür können – je nach Messegesellschaft – drei bis vier Monate(!) betragen. Eine rechtzeitige Abstimmung mit allen Prozessbeteiligten ist daher dringend erforderlich, je nach Branche beginnen die Planungen der Inhalte im Idealfall schon ein halbes Jahr vorher. Es kommt also durchaus vor, dass bei uns – wie jetzt im Dezember – aktuell schon Themen für die Frühjahrsmessen auf den Tisch kommen.
Messetermine mit Journalisten – „it’s complicated“
Messen sind die beste Gelegenheit für den direkten Austausch mit Journalisten. Denn das persönliche Gespräch lässt sich nach wie vor durch nichts ersetzen. Deswegen stellen Messetermine mit Vertretern der Presse hinsichtlich der Organisation eine besondere Herausforderung dar. Es hat sich bewährt, etwa sechs bis acht Wochen vor Beginn der Veranstaltung ein erstes „Save-the-Date“ zu verschicken. Darin informieren wir den gewünschten Ansprechpartner, dass der Kunde XYZ auf der Messe als Aussteller vertreten ist, geben ihm eine erste Vorschau zu den Schwerpunkten und nennen ihm potenzielle Ansprechpartner für ein Gespräch. Vier Wochen vor Beginn folgt eine direkte Einladung mit konkreten Terminvorschlägen und Inhalten. Danach – und bis einige Tage vor Beginn der Messe – haken wir telefonisch nach und klopfen die Termine fest – was oftmals der kompliziertere Teil ist.
Denn ein Messetag ist kürzer als es der Name verspricht und die Planung entsprechend schwierig: Meist öffnen die Veranstalter ihre Tore um 9:00 oder 10:00 Uhr und schließen sie spätestens um 18:00 Uhr wieder. Auf der weitläufigen CeBIT lassen sich deswegen beispielsweise theoretisch maximal neun Termine unterbringen. Jeder beginnt zur vollen Stunde und darf dann nicht länger als maximal 30 bis 40 Minuten inklusive Begrüßung und Verabschiedung dauern. Die restliche Zeit benötigt der Journalist, um seinen nächsten Termin durch die oft vollen Hallen und weitläufigen Areale zu erreichen. Auf der räumlich kompakteren Internorga in Hamburg sind hingegen Gespräche im Halbstundentakt möglich.
Presseinformation – der ideale Zeitpunkt für den Versand
Die Presseinformation ist die klassische Form der Kommunikation mit Journalisten und wird allseits rege genutzt. Um den richtigen Versandzeitpunkt gibt es daher immer wieder Diskussionen. Aus unserer Erfahrung empfiehlt es sich nicht, eine Meldung am Montagvormittag – dann sind die Mailboxen gut mit den Newslettern des Wochenendes gefüllt – oder Freitagnachmittag zu versenden. Ansonsten gibt es unter der Woche keine großen Einschränkungen zu beachten. Was die Ferienzeit im Sommer angeht, ergibt sich folgende Situation: Viele Redakteure sowie deren Leser sind im Urlaub – das spricht gegen einen Versand. Auf der anderen Seite müssen die Publikationen trotzdem mit Inhalten gefüllt werden, was die Chance auf eine Veröffentlichung erhöht.
Wann überhaupt nicht verschickt werden soll
Dieser Punkt ist am einfachsten zu beantworten: Wenn Sie nichts zu sagen oder zeigen haben, brauchen Sie auch nicht zu planen 😉
