Oh, es ist schon wieder CeBIT-Zeit?

November/Dezember 2015: Die alljährliche CeBIT in Hannover taucht überraschend am Ereignishorizont aller relevanten IT-Veranstaltungskalender auf. Ähnlich wie Weihnachten steht der Termin im März bereits ein Jahr zuvor fest, aber irgendwie hat sich die Messe mal wieder erfolgreich – und von allen Beteiligten unbemerkt –herangeschlichen. Unsere Kunden haben zwar ihre Messestände und idealerweise Hotels bereits gebucht, aber da es ja noch lockere vier Monate bis dahin sind, fehlen noch so Kleinigkeiten wie die PR-Themen und -Schwerpunkte für die Presseinformation zur CeBIT. Diese wichtige Zusammenfassung des Messeauftritts muss allerdings sechs bis acht Wochen vor dem Beginn – also allerspätestens Anfang Januar – an die Redaktionen verschickt werden, um die gedruckten Ausgaben mit ihren Specials rund um die Vorberichterstattung inklusive der Veranstaltungskalender zu erreichen. Mit vereinten Kräften wird diese Aufgabe meist über die Feiertage hinweg gestemmt und die Meldung Anfang 2016 pünktlich verschickt. So weit, so gut.

„Der gewünschte Gesprächspartner ist im Moment nicht zu erreichen“
Was nun folgt, ist eine kurze Verschnaufpause, um die nächste Hürde in Angriff nehmen zu können: die Vereinbarung persönlicher Gespräche mit den Topjournalisten aus der Branche und den Ansprechpartnern des Kunden auf dem Messestand. Was in der Theorie nach einer einfachen „Anrufen, Termin ausmachen, fertig“-Aktion aussieht, gestaltet sich in der Praxis etwas schwieriger. Denn die Journalisten sind nach den Feiertagen bereits wieder fest in ihr normales Tagesgeschäft mit Redaktionsschlüssen und Erscheinungsterminen eingewoben. So eine Großmesse bedeutet für sie einen nicht zu unterschätzenden Mehraufwand. Schließlich laufen die PR-Agenturen gerade in dieser Zeit zur Höchstform auf, denn alle wollen nur das eine: dass ihre Kunden mit ihrem Messeauftritt sowohl redaktionell wie auch bei persönlichen Terminen berücksichtigt werden. Aus meinen eigenen Erfahrungen von früher kann ich dazu nur sagen: Nie fühlt man sich als IT-Journalist begehrter als in den Wochen vor der CeBIT. In meinem aktuellen Job als PR-Redakteur sieht es allerdings anders aus: Nie ist es schwerer als in den Wochen vor der CeBIT, einen IT-Journalist auch nur ans Telefon zu bekommen!

In der Regel läuft es so ab: Rund vier Wochen vor der Messe wird eine „Save-the-date“-Mail an ausgewählte Journalisten verschickt. Sie enthält neben einer Einladung zum Besuch des Messestands des Unternehmens das Angebot, mit einem oder mehreren Vertretern persönlich zu sprechen. Darin schlagen wir bereits mögliche Themen sowie Termine vor. Letztere sind auf der CeBIT übrigens auf eine Stunde angelegt, da die Wege lang, die Hallen groß und die Gänge (meist) voll sind. Im Endeffekt bleibt Zeit für ein etwa halbstündiges Gespräch. Die Resonanz auf diese Mail ist – gelinde gesagt – überschaubar. Einige meiner Kollegen/innen außerhalb der IT haben das Glück, dass ihnen die Journalisten nach einer Einladungs-Mail buchstäblich die Türe einrennen und sie die Termine quasi nur noch verteilen müssen – an dieser Stelle herzliche Grüße an unser Gastro-Team. Bei mir folgt ein paar Tage nach der Aussendung der Griff zum Telefon.

Der richtige Zeitpunkt?
Die Hauptherausforderungen beim telefonischen Nachfassen liegen – mit ansteigendem Schwierigkeitsgrad – darin, den Redakteur zunächst einmal überhaupt persönlich zu erreichen und dann für die Vereinbarung eines CeBIT-Termins auch noch den richtigen Zeitpunkt zu erwischen. Entweder ist man zu früh, zu spät oder – selten – genau richtig.

Dialoge wie der folgende sind dabei keine Seltenheit:
„Hallo, ich rufe wegen der CeBIT an. Haben Sie mit Ihren Planungen für die Messe schon begonnen?“

*seufzt* „Nein, noch nicht. Aktuell bin ich dabei, die kommende Ausgabe des Magazins fertigzustellen. Rufen Sie bitte nächste Woche an, da passt es am besten.“

(Eine Woche später)

„Hallo, ich melde mich noch einmal wegen der CeBIT. Nachdem Ihr Magazin nun im Druck ist, können wir jetzt einen Termin vereinbaren?“

„Sorry, nun sind schon alle Termine weg.“

(So schnell gebe ich nicht auf: Letztendlich kam der Termin im Nachgang der CeBIT zustande.)

Genau richtig
Selbst wenn der Idealfall eintritt, man rechtzeitig anruft und der Redakteur die nötige Zeit für die Detailabstimmung hat, können noch einige Umstände einen Termin verhindern. Denn die zu vermittelnden Ansprechpartner des Kunden sind ja nicht nur wegen der Pressegespräche auf dieser B2B-Messe. Sie haben ihre eigenen Termine mit Kunden, Partnern, Herstellern, Kollegen und Ausstellern. Die Formel für das Zustandekommen eines CeBIT-Termins sieht ungefähr so aus: Es gilt, die sich laufend ändernden Terminkalender des Gesprächspartners sowie des Journalisten unter Berücksichtigung der Laufwege und Hallennummern bei schlechter telefonischer Erreichbarkeit sowohl des einen wie auch des anderen in Einklang zu bringen. Eigentlich ganz einfach, oder?

Showtime
Ausgestattet mit meinem Terminkalender (elektronisch und ausgedruckt, man weiß ja nie!) und den Mobilfunkrufnummern sämtlicher Gesprächspartner mache ich mich schließlich alljährlich auf den Weg nach Hannover. Mit im Gepäck habe ich die Ungewissheit, ob auch wirklich alles so klappt, wie es geplant ist. Das tut es selten bis nie und daher ist vor Ort grundsätzlich Flexibilität und Spontanität gefragt. Denn mal kommt der eine zu spät und dann wieder der andere – oder einer der beiden Ansprechpartner ist komplett unauffindbar. Kommt das Treffen dann wie geplant zustande, finden wir das eigentlich für uns reservierte Büro besetzt vor. Nach mittlerweile 15 Jahren CeBIT schockt mich das alles nicht mehr. Ich freue mich jedes Jahr wieder auf den persönlichen Kontakt mit altbekannten und neuen Ansprechpartnern.

Ach ja: 2016 findet die CeBIT übrigens vom 14. bis 18. März statt. Ich wollt’s nur rechtzeitig sagen.