Es kann so einfach sein…

…oder: Warum eine Software das Leben eines PR-Beraters viel schöner macht

Ich weiß ja nicht, wie es Ihnen geht, ich für meinen Teil bin kein großer Fan von Excel-Listen. Vor allem dann nicht, wenn sie unendlich viele Datensätze mit zig Spalten haben. Irgendwann fängt das Ganze an vor meinen Augen zu flimmern und das hin- und her scrollen macht mich ganz irre. Bedienungsfreundlich geht anders.

Trotzdem nutzte ich Excel in meiner Zeit als selbständige PR-Beraterin auch für den Verteileraufbau, für den Versand meiner Pressemeldungen und das Kontaktmanagement. Im B2C-Bereich waren Listen mit 200 Kontakten keine Seltenheit. Daraus Serienbriefe zu erstellen – ja, vor einigen Jahren wünschten Journalisten wirklich noch Unterlagen per Post – stellte mich vor so manche Herausforderung und der Versand nahm mehrere Stunden in Anspruch (Abstürze von Excel und Word inklusive). Noch elender wurde es, wenn aus einem Gesamtverteiler nur spezielle Medien in Frage kamen: Kandidaten suchen, in neuen Verteiler kopieren, Serienbrief erstellen. Grmpf.

Mit dem Siegeszug der E-Mail wurde es leider auch nicht besser. Jede E-Mail einzeln personalisieren ging nicht. Also hieß es hier: Grüppchen bilden (damit später im BCC-Feld nicht hunderte E-Mailadressen steckten und die Gefahr als Spamer eingestuft zu werden ins Unermessliche stieg), die E-Mail an mich senden und den Rest in BCC setzen. Ach ja, die Anrede für alle: Liebes Redaktionsteam. Hm, suboptimal.

Oh, wie schön ist eine PR-Software
Ganz komme ich auch heute nicht um Excel herum, zum Beispiel für die Erstellung von Themenplänen oder Reportings. Aber zum Glück ist das Tabellenkalkulations-Programm dank PressFile komplett aus meiner Verteiler- und Kontaktmanagement-Arbeit verschwunden. Einzelne Kontakte anlegen, Verteiler individuell zusammenstellen, personalisierte E-Mails versenden – ein paar Klicks und die tägliche Basisarbeit eines PR-Beraters erledigt sich fast wie von selbst.PressFile_Blog Das webbasierte Allroundtalent kann aber noch mehr: Die detaillierte Historie zeigt mir genau, wann und mit welchen Informationen ich den Redakteur beliefert habe. Zudem kann ich alle Details auswerten, sogar meine Clippings direkt im System als pdf zum jeweiligen Kontakt hochladen und mit unserem Medienportal Amid-PR synchronisieren. Auch wenn sich meine Begeisterung wie Schleichwerbung anhört, ich muss es aus meiner leidgeprüften Excel-Vergangenheit einfach sagen: herrlich!

Wenn ich jetzt an meine Verteilerarbeit mit Excel zurückdenke, kann ich über mich selbst nur den Kopf schütteln. Denn PressFile gibt es schon lange, ich scheute nur die Investition. Doch in Anbetracht der enormen Zeitersparnis und des Komfortgewinns sollte das eigentlich kein Thema sein – vor allem, da die PR-Software mit verschiedenen Mietvarianten erhältlich ist. Für einen „Einzelkämpfer“ beispielsweise schon ab 70 Euro im Monat. Aus heutiger Sicht gibt es für mich nur ein Fazit: Ich möchte PressFile bei meiner täglichen PR-Arbeit nie mehr missen!

Ihre
Natasa Forstner

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